Le numérique fait partie de notre quotidien. Les ordinateurs, les smartphones et les objets connectés nous sollicitent au quotidien. Entre emails, alertes, notifications, contenus numériques, vos collaborateurs sont confrontés à des messages permanents. Le numérique demeure l’outil le plus puissant au service de votre performance et de votre communication… à condition d’éviter les pièges d’une hypersollicitation préjudiciable à la concentration et à la productivité !
Une hypersollicitation de plus en plus présente en entreprise
Nous vivons dans une économie de l’attention, et les marques l’ont bien compris. Dans une société où l’offre est abondante, et où les consommateurs sont sollicités en permanence par des contenus numériques, l’attention et le temps deviennent des ressources rares qu’il s’agit de capter avant les concurrents.
L’attention de vos collaborateurs devient également une ressource convoitée au sein même de l’environnement professionnel. Les accompagner dans une meilleure gestion des sollicitations numériques reçues au quotidien devient un enjeu de bien-être au travail autant que d’efficacité.
L’hypersollicitation numérique en entreprise
Des employés exposés à un flux incessant d'informations, de communications et de sollicitations numériques, principalement à travers les technologies de l'information et de la communication (TIC), peuvent rapidement souffrir d’hypersollicitation numérique.
Ces sollicitations sont directement liées à l’activité professionnelle. Les appels téléphoniques, les emails, les messages postés sur les messageries instantanées propres à l’entreprise, les notifications, les rappels de deadlines, de réunions et de visioconférence s’additionnent pour rapidement devenir invasifs.
À ces sollicitations professionnelles s’ajoutent parfois des sollicitations personnelles. Une collaboratrice ou un collaborateur peut être affecté par des appels de leur entourage, des messages instantanés privés, des notifications mobiles émises par des applications, des réseaux sociaux…
Un flux constant de communications au détriment de la productivité
Les outils numériques ont facilité les communications entre les membres d’une équipe, mais également entre les salariés et les clients de l’entreprise. Vos collaborateurs sont littéralement submergés par un grand nombre de messages, de demandes et de notifications, avec des conséquences directes sur leur performance au travail.
Or, chaque nouvelle sollicitation peut interrompre une tâche en cours. Il en résulte une perte de concentration qui nuit directement à la productivité et à la qualité du travail. Une mission réalisée normalement en deux heures peut alors rapidement exiger une ou deux heures supplémentaires en cas d’interruptions répétées.
La gestion du temps est aussi affectée par une hypersollicitation numérique. Les demandes fréquentes bousculent l’emploi du temps de vos collaborateurs, et peuvent perturber leur gestion des priorités. Des tâches en réalité peu urgentes décalent les rendus de missions programmées de longue date et plus importantes.
La multiplication des canaux peut également entraîner une perte d’informations. Les messages se croisent, et les versions des documents ou les requêtes s’entremêlent, avec des conséquences directes sur la qualité et sur la productivité.
Une hypersollicitation source de stress et de mal-être
L’hypersollicitation numérique nuit au bien-être de vos collaboratrices et de vos collaborateurs.
Cette surcharge d’informations peut être une source de stress et d’anxiété. Vos salariés se sentent submergés par les demandes, et les perçoivent comme des gênes. Ils ne parviennent plus à trier les sollicitations réellement importantes de celles qui peuvent être traitées ultérieurement ou même ignorées.
En raison de l'accessibilité constante aux dispositifs et aux applications numériques, certains managers s'attendent à ce que les employés soient disponibles et réactifs à tout moment, y compris en dehors des heures de travail. Il devient difficile de déconnecter du travail, ce qui peut entraîner un déséquilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
Les enjeux de la sollicitation numérique à l’ère du télétravail
Le télétravail bouleverse les modes d’organisation des entreprises, et le management hybride est adopté par un nombre croissant d’entreprises.
Or, le travail en distanciel peut aggraver l’hypersollicitation numérique. Ne pouvant pas démontrer leur implication par leur présence au sein des locaux de l’entreprise, certains salariés en télétravail peuvent être amenés à montrer une réactivité accrue aux demandes des collègues, des managers ou des clients. La conséquence ? Un stress en hausse, et une frontière entre vie privée et vie professionnelle qui se dissout totalement.
Répondre aux défis de l’hypersollicitation numérique en entreprise
L'hypersollicitation numérique en entreprise n’est pas une fatalité. Une approche proactive qui combine des politiques organisationnelles, des pratiques de gestion et une sensibilisation des équipes vous permet de créer une dynamique positive autour des outils numériques.
Promouvoir le droit à la déconnexion
Depuis le 1er janvier 2017, le droit à la déconnexion a fait son entrée dans le droit du travail (article 55 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016). La négociation collective doit être le levier privilégié pour établir des règles de bonne conduite correspondant aux besoins des salariés, et adaptées à votre entreprise. À défaut d’accord, l’employeur doit mettre en œuvre ce droit par la rédaction d’une charte qui liste les bonnes pratiques, les actions de sensibilisation et de formation entreprises.
Appliquez-vous un droit à la déconnexion au sein de votre entreprise ? Vous pouvez par exemple préciser que vos salariés ne sont pas tenus de répondre aux mails en dehors des heures de bureau, y compris vos collaboratrices et vos collaborateurs en télétravail. Vous pouvez également prévoir des journées ou des périodes de la journée sans mail, ou déployer des mesures techniques comme la désactivation des notifications hors horaires de travail.
Limiter et hiérarchiser les canaux d’information
L’hypersollicitation numérique trouve en partie son origine dans la multiplication des canaux. Vous pouvez limiter les canaux d’information afin d’éviter des sollicitations tous azimuts, et attribuer un rôle à chaque outil. Voici quelques exemples de mesures simples et faciles à adopter :
- Les demandes de missions passent toujours par un outil de gestion de projets comme Monday, Trello, Jira ou Asana ;
- Une deadline est toujours associée à un projet, afin de faciliter la hiérarchisation des missions et la gestion du temps de chacun ;
- Les mails sont destinés essentiellement aux échanges avec les clients, les fournisseurs et les partenaires ;
- Les échanges plus informels, comme une demande de conseil, passent par la messagerie instantanée ;
- Seules les parties prenantes à un projet sont ajoutées en copie d’un email, afin d’éviter la saturation des boîtes de réception ;
- Les ressources et les documents sont centralisés dans l’intranet ou dans le cloud de l’entreprise, avec idéalement un accès et un droit à la modification à distance, pour éviter les allers et retours incessants ;
- etc.
Vous pouvez organiser une concertation avec les managers ou l’ensemble des effectifs pour recueillir les avis et les idées de chacun.
Former et sensibiliser avec les bons outils de communication
Vous pouvez mobiliser les outils de communication interne à votre disposition pour sensibiliser vos collaboratrices et vos collaborateurs à l’hypersollicitation numérique, et pour diffuser les bonnes pratiques :
- Communiquer sur le droit à la déconnexion et sur les mesures adoptées au niveau de l’entreprise ;
- Expliciter les canaux d’information, les processus et les politiques d’utilisation au sein de l’entreprise ;
- Faciliter les retours d’expérience des équipes et des managers, afin d’ajuster les stratégies de lutte contre l’hypersollicitation numérique.
Adopter l’affichage dynamique pour communiquer avec ses équipes
Avec l’affichage dynamique, vous pouvez diffuser des contenus numériques sur un ou plusieurs écrans : vidéos, présentations de type PowerPoint, graphiques avec des données en temps réel, images statiques, etc. La gestion des contenus s’effectue depuis une interface unique, et le contenu de chaque écran peut être personnalisé. Les contenus peuvent également être consultés sur les écrans des salariés en télétravail.
L'affichage dynamique en entreprise offre une solution performante pour communiquer autour des enjeux de l’hypersollicitation numérique en entreprise, avec une approche non intrusive et impactante. Vous pouvez exploiter la technologie Cenareo pour apporter de la visibilité à des mesures clés ou à de bonnes pratiques: “un mail après 18h00 ? J’attends le lendemain pour répondre !”. Vous pouvez également diffuser des messages de sensibilisation ou d’information sur les prochaines sessions de formation autour de la gestion du temps. Vous êtes intéressé.e par l'affichage dynamique pour booster votre communication interne, et vous voulez découvrir tous les atouts de la solution Cenareo ? Faisons un point ensemble !
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