Management à distance : les clés pour favoriser la collaboration

Avec l’essor des modes de travail hybrides, le télétravail challenge en effet le management à distance. Il a notamment participé à l’émergence d’un modèle managérial basé sur la confiance et une plus grande autonomie des collaborateurs. Mais le management à distance peut également répondre à une volonté de croissance par l’ouverture ou l’assimilation de nouvelles filiales. Pour faire face à de nouveaux enjeux, découvrez comment manager une équipe à distance, dans une démarche inclusive et collaborative.

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Les enjeux du management à distance

Manager une équipe à distance exige une grande flexibilité de la part des équipes dirigeantes. Considérées comme des défis à relever, les difficultés rencontrées peuvent encourager de bonnes pratiques, et devenir les moteurs du changement pour une organisation toujours plus agile et inclusive.

Un apparent manque de contrôle

Le présentéisme, hier encore valorisé, est challengé par le télétravail. Manager une équipe à distance suscite des doutes sur l’implication des salariés, et ce sentiment de perte de contrôle peut donner naissance à des comportements contre-productifs : 

• Le recours au micro-management ;
• Une surveillance susceptible de créer une ambiance  délétère et démotivante.

En réalité, le management à distance doit être perçu comme une opportunité de miser sur la productivité de ses équipes, travaillant dans des conditions qui encouragent la performance. Plus qu’une culture de travail fondée sur la présence, vous devez privilégier l’atteinte des objectifs en apportant les ressources adéquates à vos cadres et vos employés.

Une communication moins humanisée

La communication à distance crée une altération, elle favorise les quiproquos et les erreurs d’interprétation en raison d’un manque de transmission des émotions. Cette dégradation des relations peut être source de risques psychosociaux comme un sentiment d’isolement ou une augmentation de la charge de travail.

Or, les nouveaux modes de travail exigent d'instaurer un management à distance basé sur un dialogue fluide. Il est primordial de maintenir un esprit collaboratif pour encourager le partage et l’entraide, tout en apportant des réponses pour concilier vie privée et vie professionnelle et éviter l’hypersollicitation numérique.

Une cohésion d’équipe challengée

L’isolement physique des équipes peut entacher la cohésion entre collaborateurs, et compliquer la diffusion de la culture et des valeurs d’une organisation. 

Le management à distance doit alors nourrir un fort esprit d’équipe, aspect essentiel qui impacte la motivation. Entretenir des relations de proximité, numériques et physiques, s’avère indispensable en télétravail afin de lutter contre la démobilisation.

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Les grands principes d’un management à distance réussi

Le management à distance repose sur des notions fortes, ayant vocation à développer la proximité et la communication entre les membres d’une équipe, ainsi qu’à maintenir l’engagement.

Redéfinir les missions et objectifs de chacun

Réussir son management en télétravail requiert la transmission d’informations précises sur les missions et rôles de chacun. Les managers doivent fixer des objectifs concrets et atteignables en favorisant le rendu de livrables à courte échéance. Les collaborateurs doivent comprendre l’importance et la nature de leur contribution à l’entreprise.

Instaurer un climat de confiance et d’égalité

La confiance forge la base du management à distance, car le télétravail est synonyme d’autonomie des collaborateurs. Les disparités de niveaux de confiance pouvant rendre encore plus complexe la gestion du télétravail, les managers doivent se montrer équitables et accepter de ne plus contrôler de façon permanente leurs collaborateurs.

Valoriser le travail de chaque collaborateur favorise l’adhésion de toutes et de tous au projet d’entreprise.

Faire preuve de disponibilité et de flexibilité

Le travail et le management à distance peuvent placer les collaborateurs en situation d’isolement. Leur besoin d’accompagnement étant souvent exacerbé en télétravail, il est primordial de se rendre disponible à leur égard. Pour s’assurer du maintien de leur motivation, il est nécessaire d’offrir un cadre dédié aux échanges individuels afin de leur répondre de façon personnalisée.

Promouvoir une montée en compétences

Les salariés isolés ou hors siège ne doivent pas avoir le sentiment que leur carrière se situe sur une voie de garage. Vous pouvez intégrer dans votre management à distance une politique ambitieuse et inclusive de montée en compétences de l’ensemble de vos salariés.

Des  ateliers de formation, en distanciel ou éventuellement en présentiel, aident vos équipes à monter en compétences. Ils gagnent en efficacité, et peuvent à terme se voir confier des missions plus stimulantes.

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Management à distance : comment gérer et fédérer ses équipes ?

Avec le travail à distance, les managers font face à un défi de taille : maintenir des relations de proximité et un fort esprit d’équipe entre des collaborateurs dispersés. Pour renforcer la cohésion, il est important de développer certains aspects structurants.

Clarté et encadrement pour favoriser un climat d’unité

Pour un management à distance efficace, il faut transitionner vers un modèle plus souple, orienté vers l’atteinte des objectifs. Puisqu’un certain cadre reste nécessaire, le manager peut :

• Recourir à la visioconférence pour communiquer de façon plus humaine et faire perdurer de véritables relations ;
• Préciser ses attentes pour fixer des objectifs clairs et atteignables pour tous ;
• Clarifier les missions et les tâches afin que chacun se projette dans son travail au quotidien.

Favoriser la communication et l’écoute pour développer l’entraide

Le management à distance reste indissociable d’une communication fluide et efficace. Il s’agit d’un levier majeur pour gérer le travail à distance, notamment en :

• Déterminant des plages horaires où chacun doit être joignable : concentrer les instants dédiés aux échanges permet de ne pas empiéter sur la vie personnelle des collaborateurs. Cela donne la possibilité de dégager des moments purement exécutifs qui favorisent la productivité ;
• Encadrant les échanges pour que chaque prise de contact soit motivée : afin de ne pas encourager les interruptions intempestives, structurer les discussions permet de gagner en efficacité et de ne pas se disperser ;
• Sélectionnant uniquement les canaux pertinents : pour éviter la mauvaise transmission ou l’obsolescence des informations, il est indiqué d’intégrer certains outils de conversation, mais de ne pas les multiplier ;
• Fixant des rendez-vous réguliers : les réunions programmées instaurent un rythme de travail commun, pour une meilleure organisation et une bonne diffusion des informations ;
• Équilibrer les réunions formelles et informelles : le télétravail a tendance à privilégier les échanges protocolaires au détriment des moments conviviaux. Or il est important
  d’encourager les discussions décontractées afin de préserver l’esprit d’équipe.
  
  

Établir des méthodes de travail pour faciliter la collaboration

Présenter des processus de travail simplifiés, mais précis s’avère indispensable pour créer des automatismes d’organisation et ainsi mieux gérer le travail à distance :

• Mettre en place des rituels : les rendez-vous structurants insufflent une cadence et maintiennent productivité et motivation ;
• Instaurer une culture de l’écrit : développer la prise de note et le reporting permet de garder des traces consultables facilement et à tout moment ;
• Sélectionner ses outils et les faire adopter : le manager doit s’assurer de l’usage d’outils intuitifs, flexibles et à la portée de tous afin que chacun en retire les bénéfices ;
• Déterminer des procédures : un cadre de travail doit être clairement établi et respecté de tous pour éviter de perdre en efficience.

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Favoriser la collaboration à distance : 3 conseils

Les échanges entre les collaborateurs constituent un réel enjeu dans le management à distance. Il est essentiel de développer des solutions efficaces afin de fluidifier les échanges, éviter d'isoler certains membres d'une équipe et ainsi améliorer les performances de chacun.

User des outils collaboratifs

Des outils adaptés pour fluidifier la communication et collaborer efficacement sont essentiels afin de réussir son management à distance :

• Google Drive ou Dropbox pour le partage et le stockage de données ;
• Trello ou Asana pour la gestion de projet ;
• Slack pour discuter instantanément en interne ;
• Zoom ou Google Meet pour la visioconférence.
  
  

Le logiciel de communication interne de Cenareo s’inscrit pleinement au sein de la digital workplace mise en place par l’entreprise, pour diffuser des contenus impactants facilement et sur tous types d’écrans. Véritable outil multicanal, il s'intègre à ceux déjà présents et s’adapte à l’environnement de travail des collaborateurs. La solution Cenareo répond aux objectifs de coopération entre les équipes en entreprise, pour favoriser l’inclusion numérique de tous les salariés, en télétravail, sur le terrain ou sur site. L’affichage dynamique en entreprise constitue un levier puissant pour assurer une communication plus engageante et efficace.

Adopter un leadership fort

Le management hybride et le management à distance reposent tous deux sur la capacité du manager à déployer un leadership affirmé. Son rôle consiste à insuffler de la motivation avec un sens aigu de l’écoute et de la communication. Pour rester actifs à distance, les collaborateurs doivent adopter la vision de l’entreprise, portée par le manager.

Renforcer l'esprit d'équipe

Le manager doit orienter toutes ses décisions pour le bien collectif et consolider l’esprit d’équipe en :

• Organisant des rendez-vous collectifs et opérations de team-building pour développer la cohésion ;
• Prônant les valeurs et piliers essentiels de la culture d’entreprise ;
• Reconnaissant et valorisant le travail et les performances pour renforcer l'appartenance à l’entreprise.

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