Un plan de communication est une feuille de route pour guider toutes les initiatives de communication interne et externe, pour gérer une communication de crise ou encore pour une campagne marketing spécifique. Il représente un outil indispensable qui permet non seulement de structurer les messages, mais aussi de déterminer les objectifs, les publics cibles, les canaux à utiliser, ainsi que le calendrier de diffusion. Une planification rigoureuse garantit une cohérence et une efficacité dans la mise en œuvre des actions de communication. Les entreprises et organisations de toutes tailles et de tous secteurs se doivent de mettre en place une communication ciblée et réfléchie pour engager leur audience et atteindre leurs objectifs.
Qu’est-ce qu’un plan de communication ?
Un plan de communication est un document stratégique qui décrit précisément l'ensemble des activités de communication qui seront mises en œuvre pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Il comprend différents éléments tels que les objectifs, les messages clés, les publics cibles, les canaux de communication, et les calendriers, permettant à l'organisation de coordonner ses efforts de manière cohérente et mesurable. Il est conçu pour s'adapter aux besoins spécifiques de l'entreprise tout en tenant compte des ressources disponibles et des contraintes potentielles.
Que contient un plan de communication : les éléments fondamentaux
Le plan de communication doit contenir certains éléments pour structurer et organiser les efforts de communication d'une entreprise :
- Les objectifs : Vous devez identifier et poser sur papier les buts clairs et mesurables que vous visez, comme accroître la notoriété, modifier des perceptions ou influencer des comportements.
- Les cibles : Il est également important de noter les publics que le plan de communication cherche à atteindre. Ce peut être des clients, des partenaires, des employés ou futurs candidats, ou d'autres parties prenantes.
- Le message clé : Votre plan de communication présente l’idée que vous souhaitez faire passer aux différents publics.
- Les canaux de communication : Vous devez lister dans votre plan de communication les moyens et plateformes utilisées pour diffuser votre message, comme les réseaux sociaux, les e-mails, les sites web...
- Le calendrier de mise en œuvre : Un planning de communication détaillé indique quand chaque activité de communication se déroulera, permettant une gestion efficace du temps et des ressources.
- Le budget : Votre plan de communication permet aussi de donner une estimation des coûts associés à sa mise en œuvre, y compris la production de contenu, l'achat de médias, et les autres dépenses.
Pourquoi faire un plan de communication ?
La création d'un plan de communication est une étape cruciale. Un plan bien construit garantit que chaque action de communication sert un objectif précis et s'inscrit dans une vision globale. Il permet de s’assurer que les messages sont bien conçus et délivrés au bon moment aux bonnes audiences, maximisant ainsi leur impact.
En articulant clairement les éléments nécessaires à la réalisation des objectifs de communication, le plan permet l’allocation judicieuse des ressources humaines, financières et temporelles. Avec des objectifs clairs et quantifiables, il devient plus facile de mesurer l'efficacité des initiatives de communication et d'apporter des ajustements si nécessaire.
Les 10 étapes pour réaliser un plan de communication
Étape 1 : Analyser la situation actuelle
Avant de commencer, il est essentiel de comprendre la situation actuelle de l'organisation, de ses concurrents et du marché. Cette analyse de contexte permet de repérer les opportunités et les menaces.
Imaginons le lancement d'une nouvelle gamme de produits pour une entreprise dans le domaine de la technologie. La première étape pourrait inclure une analyse de marché afin de comprendre la demande.
Étape 2 : Définir les objectifs
Les objectifs de communication doivent s’aligner sur les objectifs globaux de l'organisation. Ils doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis).
Dans notre exemple lié au lancement d’une nouvelle gamme de produits, des objectifs de communication clairs et liés aux ventes seraient fixés. La campagne de communication doit permettre d’annoncer la mise sur le marché des nouveaux articles, renforcer l’image de marque et attirer les clients potentiels.
Étape 3 : Identifier le public cible
Il est essentiel de connaître précisément les segments de public que vous souhaitez atteindre. Cela implique des recherches approfondies pour bien comprendre leurs besoins, attentes, et comportements.
Pour notre exemple, le public cible pourrait être composé de jeunes professionnels férus de technologie ou encore d’étudiants.
Étape 4 : Élaborer des messages clés
Les messages doivent être clairs, pertinents et alignés sur les valeurs de l'organisation. Ils doivent être capables de capter l'attention du public cible et de véhiculer les informations essentielles de manière mémorable.
Les messages clés, pour notre exemple, souligneraient l'innovation et l’efficacité au quotidien de la gamme.
Étape 5 : Sélectionner les canaux de communication
Choisir les canaux de communication adaptés est crucial pour maximiser la portée et l’impact des messages. Qu’il s’agisse de médias sociaux, de sites web, d’affichage dynamique, ou d’événements, chaque canal doit être évalué pour son efficacité potentielle.
Pour un lancement de gamme de produits technologiques, les canaux de communication pourraient inclure les médias sociaux, des articles de blogs technologiques influents, et une campagne d'affichage dynamique dans des centres commerciaux.
L'affichage dynamique est un moyen de communiquer particulièrement efficace. Vous pouvez ainsi diffuser différents types de formats de contenu sur des écrans dynamiques placés dans des lieux stratégiques. Ils diffusent en continu et en temps réel les messages visuels qui attirent naturellement l'œil. Grâce à une solution comme Cenareo, couplé à un player, vous pouvez diffuser différents contenus sur plusieurs écrans en les connectant.
Étape 6 : Élaborer un calendrier de communication
Un calendrier détaillé permet de planifier les actions de communication sur une période donnée, en alignant les campagnes aux objectifs stratégiques et en assurant une diffusion stratégique.
Pour le lancement d’une nouvelle gamme de produits, un calendrier s'étendant sur 3 mois serait établi afin de créer de l’engouement autour de cette annonce.
Étape 7 : Définir le budget
Évaluer les ressources financières disponibles pour déterminer ce qui peut être réalisé. Cela inclut la production de contenu, l'achat d'espace publicitaire, et les coûts de diffusion.
Le budget pour un lancement de produits serait réparti entre création de contenu, publicité et événements promotionnels.
Étape 8 : Préparer le contenu
Le contenu doit être engageant et adapté à chaque canal de communication. Il doit répondre et résonner avec les besoins du public cible tout en restant fidèle aux messages clés.
Pour le lancement d'une nouvelle gamme de produits technologiques, divers types de contenu peuvent être créés afin de susciter l’intérêt et d’engager les différents publics cibles. Cela pourrait inclure l’envoi de newsletters personnalisées, des articles de blog détaillant les innovations technologiques et les problèmes résolus par ces nouveautés et des vidéos de démonstration produit par exemple.
Afin de réduire les coûts de production de contenu, vous pouvez en internaliser une partie. Si vous n’avez pas la ressource en interne, vous pouvez vous rapprocher d’une solution comme Cenareo Vidéo qui permet de créer facilement des vidéos à partir de formats prédéfinis et fournit des guides de tournage précis. L’outil offre également la possibilité d’un montage automatique de la vidéo et donne accès à plusieurs statistiques d’audience pour suivre les performances des vidéos une fois diffusées.
Étape 9 : Mettre en œuvre le plan
Cette phase consiste à déployer les actions planifiées tout en coordonnant les parties prenantes pour garantir le bon déroulement des actions de communication.
Étape 10 : Évaluer et ajuster
Après mise en œuvre, il est essentiel de mesurer l'efficacité des actions à partir de critères définis au préalable. Cette évaluation permet d'effectuer des ajustements et d'optimiser les campagnes futures.
Il ne vous reste plus qu’à évaluer, post-lancement, et à quantifier l'impact de vos communications en termes de notoriété et de ventes.
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