Avec l’essor du télétravail, l'onboarding à distance est devenu un enjeu majeur pour l’intégration des nouveaux collaborateurs. L'accueil et la formation des recrues, même virtuellement, nécessitent une attention particulière pour garantir leur pleine intégration au sein de l'entreprise et le bon déroulement de leur prise de poste. Si les outils technologiques facilitent cette transition, ils demandent néanmoins une planification et des pratiques adaptées pour éviter que l'éloignement physique ne se transforme en obstacle. Mettre en place de bonnes pratiques de l'onboarding à distance permettent non seulement de renforcer l'engagement des nouveaux employés, mais aussi de diffuser efficacement la culture de l'entreprise à travers des moyens virtuels.
Qu’est-ce qu’un onboarding ?
Le terme "onboarding" désigne le processus d’intégration d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Cette démarche vise à familiariser la recrue avec son environnement de travail, ses collègues, et les valeurs de l'entreprise.
Ce processus comprend généralement plusieurs étapes, telles que l'accueil, la formation initiale, la présentation des équipes et des outils, ainsi que le suivi de l'employé pendant ses premiers mois. Un onboarding efficace vise à rendre les nouveaux arrivants opérationnels rapidement tout en renforçant leur engagement et leur sentiment d'appartenance à l'entreprise.
L’importance d’un onboarding, encore plus à distance
L'onboarding à distance présente des avantages. Il limite les coûts liés aux déplacements et à l'organisation d'événements physiques, se met en place rapidement et permet de recruter des talents indépendamment de leur localisation géographique.
Dans un contexte à distance, l'onboarding revêt une importance particulière. Il contribue à réduire le sentiment d'isolement susceptible de naître lorsque l'on travaille seul chez soi. D’autres défis se présentent aux organisations qui emploient des salariés en télétravail comme les problèmes techniques ou encore la mise en place d’une communication efficace et de moyens pour diffuser la culture d'entreprise. Créer un plan d'onboarding est donc crucial pour structurer cette phase délicate et stratégique de l'intégration.
Comment mettre en place un onboarding à distance ?
Mettre en place un onboarding à distance réussi demande une préparation minutieuse et la mise en œuvre de divers éléments facilitant l'intégration.
Anticiper la prise de poste
La première étape consiste à anticiper l'arrivée du nouveau collaborateur. Cela implique de lui transmettre, en amont, les documents administratifs nécessaires ainsi qu’un planning d'intégration détaillé. Disposer de ces éléments avant même le premier jour de travail virtuel permet de réduire les incertitudes et de favoriser une prise de poste sereine et efficace.
Communiquer via les bons canaux
La communication est la pierre angulaire de l'onboarding à distance. Mettre en place une boîte à outils dématérialisée incluant un livret d'accueil, des tutoriels, et des ressources utiles permet au nouveau collaborateur de naviguer facilement parmi les informations essentielles. L'utilisation de plateformes de communication interne pour favoriser les échanges informels et professionnels est également fortement recommandée.
Intégrer la vidéo dans le processus d'onboarding à distance constitue une solution particulièrement efficace pour surmonter bon nombre des défis de l'intégration virtuelle. Les vidéos offrent une richesse de communication visuelle et auditive qui peut compenser l'absence d'interaction physique.
Les vidéos d'accueil ou de présentation de l'entreprise permettent aux nouveaux collaborateurs de mieux comprendre la culture et les valeurs de l'organisation. Une vidéo bien réalisée peut transmettre l'atmosphère du bureau, montrer les équipes en action et donner un aperçu des projets phares, une immersion autrement difficile à obtenir à distance.
Des modules de formation sous forme de vidéos permettent aux nouvelles recrues de se former à leur rythme, tout en assurant la cohérence et la qualité de l'information transmise. Ces vidéos peuvent comprendre des tutoriels sur les outils spécifiques à l'entreprise, des mises en situation, ou encore des témoignages de collègues.
La vidéo constitue également un excellent moyen de maintenir une communication régulière. Des messages vidéo personnalisés de la part du manager peuvent renforcer le sentiment d'appartenance et d'engagement, tout en montrant la vision et les objectifs de l'entreprise.
Si vous n’avez pas la ressource en interne pour produire ces vidéos, vous pouvez utiliser un outil comme notre solution vidéo qui permet de créer facilement des vidéos à partir de templates prédéfinis et fournit des guides de tournage précis (interview, tutoriel, communication managériale, etc.). L’outil offre également la possibilité d’un montage automatique de la vidéo.
Maintenir le lien avec un parrain ou une marraine (buddy)
La désignation d'un parrain ou d'une marraine, parfois appelé "buddy", est une pratique efficace pour créer un lien privilégié et permanent avec le nouvel arrivant. Ce rôle est essentiel pour offrir un soutien moral et professionnel, faciliter les interactions avec les autres membres de l'équipe et transmettre la culture d'entreprise, même à travers un écran.
Matérialiser le lien d’appartenance
Dans un contexte virtuel, matérialiser l'appartenance à l'entreprise peut passer par l'envoi de goodies ou matériel nécessaire à l'exécution des fonctions. Cette attention particulière crée un lien tangible et montre que l'entreprise reconnaît l'importance du nouvel arrivant dès ses débuts.
Accompagnement de proximité et moments de cohésion d’équipe
Même à distance, l'accompagnement de proximité doit rester une priorité. Des points réguliers sous forme de réunions virtuelles, ainsi que l'organisation de moments de cohésion d’équipe tels que des sessions de team building en ligne, renforcent les liens entre collègues et favorisent le sentiment d'appartenance.
Faire des sondages pour s’améliorer
Instaurer une démarche d'amélioration continue par le biais de sondages auprès des nouvelles recrues permet de recueillir des retours précieux sur l'efficacité de l'onboarding. Les résultats aideront à ajuster le processus selon les besoins identifiés et à optimiser l'expérience d'intégration pour les futurs arrivants.
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