Le flex office dessine-t-il les nouveaux bureaux de demain ?

Le taux d’occupation des bureaux ne cesse de chuter, passant de 80% à 60 % en quelques années (1). Les sociétés ont donc dû réfléchir à différents moyens pour faire face à cette nouvelle donnée. De plus, la pandémie à laquelle la France fait face a obligé les dirigeants à porter un autre regard sur leurs espaces de travail, un temps délaissé pour cause de télétravail, puis lentement réinvesti.

Notons qu’il convient de distinguer le Flex office du desk sharing, notion qui sera elle aussi expliquée dans notre article.

Alors, qu’est-ce que le flex office et quels sont les avantages de cette nouvelle façon d’appréhender son espace de travail ?

Qu’est-ce que le flex office ?

On désigne par « flex office » le fait pour une entreprise de ne pas attribuer de poste de travail spécifique à ses salariés. Ceux-ci sont donc libres de travailler où ils le souhaitent, en fonction de ce que requiert leurs missions. Ils peuvent s’installer à un bureau inoccupé de l’entreprise, dans une salle de réunion, un espace de coworking, un café ou pratiquer le télétravail et rester à leur domicile.

La naissance du flex office résulte de plusieurs facteurs. Les collaborateurs travaillent parfois en dehors de leur bureau, ils prennent des vacances, des RTT, tombent malades… Un bureau inoccupé est un bureau qui coûte cher à l’entreprise.

Le digital quant à lui, permet à tous les salariés d'accéder à tout moment et de n'importe où à leur outil de travail.

Enfin, le confort au travail amène chacun à s'interroger sur l'organisation vie professionnelle et vie privée. L'objectif ici est de trouver le meilleur équilibre possible tout en limitant les trajets domicile-travail souvent pointés du doigt.

Le concept de flex office est souvent confondu avec celui de desk sharing. Celui-ci désigne le phénomène qui veut que les salariés ne disposent plus de bureaux attribués dans leur entreprise.

Le flex office, une solution d'avenir pour vos bureaux

Le flex office, une tendance en plein essor, redéfinit la façon dont nous concevons nos espaces de travail. Le flex office propose de multiples avantages et vous propose de nouveaux modèles qui enrichissent une vision et une approche novatrice de l’entreprise.

Le flex office, c'est la flexibilité des lieux de travail. Contrairement au desk sharing où chaque employé dispose d'un poste attribué, le flex office offre la liberté de choisir son espace de travail en fonction des besoins spécifiques de chaque mission. Cela peut se traduire par l'utilisation de bureaux inoccupés au sein de l'entreprise, d'espaces de coworking, de cafés ou même du télétravail depuis le domicile.

Cette tendance est soutenue par l'expansion croissante des tiers lieux tels que les fablabs ou les espaces de coworking. Ces environnements offrent un cadre propice à la créativité, à la collaboration et aux rencontres networking. Les travailleurs nomades bénéficient ainsi d'une synergie permettant de croiser leurs compétences avec d'autres métiers, favorisant ainsi l'innovation.

Le flex office apporte également de nombreux avantages sur le plan environnemental. En réduisant les coûts de trajet et les temps de transport, il contribue à diminuer la pollution et l'impact environnemental. De plus, en augmentant la productivité et en améliorant la satisfaction des collaborateurs, il entraîne une augmentation du rendement.

Casser la routine est un autre atout du flex office. Chaque jour devient une nouvelle expérience, remplie de défis, de rencontres et d'aventures. Ce caractère challengeant et motivant stimule la créativité et favorise l'engagement des employés.

Sur le plan financier, le flex office offre des avantages indéniables. En adoptant ce modèle, les entreprises peuvent économiser sur les coûts immobiliers, en payant uniquement pour l'espace utilisé. De plus, cette approche flexible s'adapte aux fluctuations économiques, ce qui en fait une solution pertinente en période de crise.

Pour maximiser l'adoption du flex office, vous pouvez également envisager d'intégrer des solutions d'affichage dynamique dans vos bureaux. Ces écrans peuvent aider à orienter vos collaborateurs et faciliter la recherche d'un espace de travail libre. Ils contribuent ainsi à accommoder les utilisateurs du flex office.

En plus des avantages mentionnés précédemment, l'utilisation de solutions d'affichage dynamique dans un environnement de flex office peut apporter des bénéfices supplémentaires. Ces écrans peuvent afficher en temps réel la disponibilité des bureaux, des salles de réunion et des espaces communs, permettant aux employés de trouver facilement un espace de travail libre qui correspond à leurs besoins.

Les avantages du flex office

La pratique du flex office présente au moins 5 avantages :

Une plus grande productivité

Le flex office permet aux salariés de choisir l’endroit le plus adapté à la réalisation de leur mission. Les cafés peuvent aider à se détendre lors de rendez-vous, tandis que le bureau autorise les échanges « en réel » avec ses collègues. Enfin, travailler à domicile offre une plus grande concentration. La création ne répondant à (presque) aucune règle, il est essentiel de laisser l’employé choisir son lieu de travail.

Un management d’entreprise bienveillant

Lorsqu’une entreprise adopte le flex office, il est indispensable que celui-ci s’adapte aux nouvelles façons de travailler des salariés. Là où le contrôle trouvait sa place, c’est à présent la confiance témoignée envers les collaborateurs qui prime. Le flex office appelle un management bienveillant. On croit en la capacité de ses collaborateurs à opter pour une organisation efficace et à trouver les justes frontières entre vie professionnelle et vie privée !

Cela peut facilement se mettre en place grâce à des outils permettant de faire circuler les compétences et les informations. Quant au digital, il représente la solution idéale pour favoriser et inciter une bonne communication interne.

Une plus grande liberté des travailleurs

Grâce au développement numérique et la miniaturisation de l’électronique, les équipements favoris des salariés deviennent transportables : l’ordinateur est portable et le téléphone mobile.

Par ailleurs, l’open space voit sa cote diminuer…Les habitudes sédentaires des entreprises ne correspondent plus aux réalités nomades des employés. Le flex office s’impose donc petit à petit. Le concept devient rapidement la réponse la plus pertinente aux nouveaux besoins des entreprises et de leurs salariés.

Un espace de travail plus agréable pour les salariés

Sur les bureaux, les dossiers s’empilent les uns sur les autres, aux côtés des restes de déjeuner et autres objets laissés à l’abandon… Avec le flex office, chacun est obligé de laisser derrière lui un espace de travail propre. Et en période de pandémie, c’est un argument de taille en faveur de la pratique assidue du flex office !

Plusieurs ambiances au sein d’un même espace de travail

Si avec l’open space, chacun devait voir son bureau comme l’endroit où toutes ses tâches devaient être réalisées, le bureau flex office autorise le décloisonnement salvateur de son travail. Les réunions, les discussions ou les moments de concentration n’ont plus à avoir lieu au-dessus du même bureau.

Le flex office permet de répondre aux différents besoins des employés, à divers moments de leur journée de travail. Il est donc possible d’envisager chaque espace de travail avec une ambiance différente, afin d’optimiser l’efficacité du travailleur. Citons entres autres exemples :

• La salle de réunion pour échanger avec ses collègues ;
• Un espace réservé au brainstorming de groupe ;
• Une salle où passer ses appels.

Comment le mettre en place ?

Lorsque l’entreprise est habituée à un mode de travail classique, il est impératif que l’adoption du flex office se fasse petit à petit. Cinq étapes permettent l’adhésion de tous les salariés au flex office.

Pour commencer, l’entreprise doit évaluer le taux d’occupation de ses bureaux. Cela l’aidera à définir avec précision la superficie du futur espace de flex office.

• Il convient ensuite de s’interroger sur les besoins des employés. L’organisation des espaces, l’emplacement du bureau, … doivent répondre aux attentes des collaborateurs de l’entreprise.
• Vient après la création des différentes ambiances de travail. Ces dernières doivent correspondre dans chaque société aux mêmes besoins. Les salariés doivent pouvoir retrouver des postes de travail individuels, des salles dans lesquelles ils pourront émettre leurs appels téléphoniques ou faire une visio-conférence, des espaces pour animer des réunions, des zones de convivialité, …
• Pour une meilleure organisation de chacun, une bonne pratique consiste à prévoir des casiers individuels, afin que les équipiers puissent y ranger leurs effets personnels.
• Le flex office impose en quatrième point un management plus souple. Les équipiers ne se trouvant pas forcément à leur bureau, il est impératif que les managers changent leur posture de contrôle du travail par une confiance franche. Avec le flex office, ce ne sont pas seulement les employés qui trouvent de nouveaux espaces de travail, ce sont aussi les managers qui doivent redéfinir leur place dans ce nouveau contexte !
• Enfin, cinquième et dernière étape de la mise en place du flex office : se doter du matériel informatique et digital adéquat. Cela passe par la mise à disposition de chacun d’un système de stockage immatériel des dossiers. Cela afin que tous les salariés puissent y accéder même s’ils ne sont pas au bureau, et quelque soit leur appareil. La société doit par ailleurs équiper ses employés d’un ordinateur et d’un téléphone portable professionnels.
• Pour les entreprises les plus à l’aise, pourquoi ne pas prévoir un système de réservation des espaces de réunion ou d’un poste de travail, via une application par exemple ? Vous pouvez aussi installer des écrans d'affichage dynamique dans les différents bureaux pour orienter vos collaborateurs et les aider à trouver une place libre. Cela permet d'accompagner le changement et ainsi d'augmenter le taux d'adoption de ce nouveau mode de travail.

L’affichage dynamique au service du flex office

Les écrans d'affichage dynamique peuvent également diffuser des informations pertinentes, telles que les horaires de réunions, les actualités de l'entreprise, les événements à venir ou même des messages de motivation. Cela permet de maintenir les employés informés et engagés, tout en créant une atmosphère dynamique et collaborative.

De plus, les solutions d'affichage dynamique peuvent être utilisées pour favoriser la communication et la collaboration entre les équipes. Par exemple, des écrans interactifs peuvent être installés dans des espaces de travail communs, permettant aux employés de partager des idées, des projets ou des informations importantes en temps réel. Cela encourage la créativité, renforce l'esprit d'équipe et facilite la coopération entre les différents membres de l'entreprise.

En outre, les écrans d'affichage dynamique peuvent être utilisés pour personnaliser l'expérience des employés dans un environnement de flex office. Par exemple, chaque employé peut avoir un profil individuel où il peut afficher des informations personnelles telles que son nom, son département, sa photo, etc. Cela facilite l'identification et favorise un sentiment d'appartenance à l'équipe.

Il est également possible d'utiliser les écrans d'affichage dynamique pour intégrer des outils de réservation des espaces de travail. Les employés peuvent facilement réserver un bureau, une salle de réunion ou tout autre espace nécessaire à l'aide de l'interface affichée sur l'écran. Cela optimise l'utilisation des espaces et évite les conflits de réservation.

Enfin, il est important de prendre en compte certains aspects pratiques lors de l'installation de solutions d'affichage dynamique dans un environnement de flex office. Assurez-vous de placer les écrans dans des endroits stratégiques, visibles et accessibles à tous les employés. Veillez également à ce que les informations affichées soient mises à jour régulièrement et que les écrans soient faciles à utiliser et intuitifs.

En conclusion, le flex office offre de nombreux avantages en termes de flexibilité, de productivité, d'environnement de travail et de coûts pour les entreprises. L'utilisation de solutions d'affichage dynamique peut renforcer ces avantages en facilitant la recherche d'espaces de travail, en favorisant la communication et la collaboration, en personnalisant l'expérience des employés et en optimisant l'utilisation des espaces. En adoptant ces nouvelles technologies, les entreprises peuvent créer des environnements de travail modernes et dynamiques qui répondent aux besoins changeants des employés et favorisent l'innovation et la croissance.

Les risques du flex office

À en lire les avantages, on pourrait croire que le flex office ne présente aucun inconvénient… Il en existe pourtant au moins quatre. Nous vous conseillons de les prendre eux aussi en compte avant de revoir l’organisation de votre mode de travail.

• Le premier concerne la diminution du sentiment de bien-être au travail. En effet, avec la souplesse demandée par le flex office, il n’est plus possible de personnaliser son espace de travail. Certes, le bureau se veut moins encombré, mais le manque d’objets personnels peut nuire au sentiment de bien-être. Notons aussi que les équipiers devront changer leurs affaires de place, ajuster un nouveau fauteuil et un nouvel écran tous les jours. Sans place précise attribuée, les équipiers pourraient avoir l’impression d’être interchangeables.
• Le deuxième point à considérer concerne la possible émergence de tensions entre les collaborateurs. Car le premier arrivé au bureau sera également le premier servi. Cela peut engendrer du stress et faire éclore des conflits entre les équipiers. Et cela sera d’autant plus vrai que certains espaces de travail seront jugés moins agréables que d’autres.
• Vient en troisième place la communication d’entreprise, qui pourrait se détériorer à cause du flex office. Si les déplacements de bureau en bureau sont censés favoriser les échanges entre les salariés, des changements fréquents de poste peuvent aussi avoir l’effet inverse. Certes les rencontres sont plus fréquentes, mais les liens tissés sont moins forts.
• Enfin, dernier inconvénient notable : le manque d’organisation du travail. Ne pas avoir de bureau attitré implique de faire preuve d’une organisation optimale. Il faut être capable de proposer des lieux de rendez-vous, pouvoir réserver un poste de travail au sein d’un espace de coworking (lorsque les équipiers sont en télétravail), s’assurer que l’endroit répond au style des employés, … L’organisation doit être bien pensée pour permettre à ce nouveau mode de travail d’exprimer tout son potentiel !

Le flex office présente donc des avantages indéniables, mais aussi des inconvénients dont il ne faut pas négliger l’impact sur la vie de l’entreprise. Une bonne pratique consiste à discuter avec les salariés et d’être à l’écoute de leurs besoins.

Reflet de changements pérennes des comportements des travailleurs, le flex office demande un travail de co-construction avec le personnel. C’est à ce prix que l’entreprise pourra bénéficier de la valorisation de son identité, et voir ses valeurs et ses projets portés à bout de bras par l’ensemble de ses équipiers.