5 étapes clés pour mettre en place une communication interne impactante

Diffusion d’informations, motivation et implication des équipes, cohésion autour de projets fédérateurs, sont autant d’objectifs facilités par une communication interne efficace en entreprise. Mais en quoi une stratégie de communication interne permet-elle de mobiliser les salariés ? Découvrez comment mettre en place une stratégie impactante avec les bons outils de communication interne pour fidéliser ses collaborateurs, et le rôle qu’elle a à jouer pour mener vos équipes vers la réussite.

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Qu’entend-on par communication interne efficace ?

La communication interne doit susciter l’adhésion, et exige donc de la cohérence. Elle nécessite un message intelligible qui n’entre pas en contradiction avec les valeurs de l’entreprise, afin de créer un climat propice à l’échange entre la direction et les collaborateurs. Elle doit par ailleurs se faire dans les deux sens : les collaborateurs doivent pouvoir être entendus sur la manière dont ils perçoivent les messages transmis par la direction. La communication interne doit participer à la circulation des messages, aider les dirigeants à communiquer efficacement et instaurer une ambiance stimulante.

Définition

La communication interne comprend la diffusion de l’ensemble des actions de communication destinées aux salariés. Valeurs, orientations stratégiques, mais également objectifs et résultats sont autant de données qui doivent circuler en entreprise. La diffusion de ces éléments sert des besoins qui vont au-delà de la simple transmission entre collaborateurs : son rôle est surtout de participer à la cohésion et à la motivation de tous. En véritable vecteur de succès pour l’entreprise, elle a le pouvoir d’apporter une meilleure cohérence et de décupler la productivité de salariés plus engagés, plus motivés et réunis autour d’objectifs communs. Pour fonctionner, elle doit être absolument cohérente avec les valeurs de l’entreprise et ses messages transmis à l’extérieur : son discours ne doit pas être en décalage avec la communication externe, au risque d’engendrer de la défiance.

Les 3 types de communication interne

On distingue 3 types de communication utilisés en entreprise. Ils sont spécifiquement adaptés à leur cible, et au type d’information à transmettre :

• La communication descendante : c’est-à-dire depuis les dirigeants vers les collaborateurs. Traditionnel et hiérarchique, c’est le moyen de communication le plus utilisé dans la sphère professionnelle. Le propos est généralement informatif ou explicatif ;
• La communication ascendante : depuis les collaborateurs à destination des dirigeants. Ce type de communication a vocation à faire remonter à la direction les besoins, les problèmes et les dysfonctionnements que peuvent rencontrer les salariés ;
• La communication transversale : également appelée “horizontale”, la communication transversale se veut égalitaire, sans lien de subordination. Il s’agit du type de communication le plus apprécié des salariés, car elle favorise les échanges et la coopération.
  
  

Une stratégie adaptée à l’entreprise

Quelle que soit la taille d’une entreprise et ses moyens humains et financiers, une réelle stratégie de communication interne ne peut être que favorable au bien-être de tous les collaborateurs. Les enjeux seront évidemment différents dans le cas où l’entreprise compte plusieurs bureaux géographiquement dispersés, mais également en fonction de son histoire, de sa taille ou des différents services qui la compose. Un service spécifique est généralement en charge de la création et de la mise en place d’une stratégie de communication interne, qui peut ensuite être relayée par les managers qui la diffusent auprès de leurs collaborateurs. Ce sont ces mêmes managers qui font remonter les informations émanant des équipes, afin que la direction évalue la pertinence de ses actions. Mais dans de plus petites structures, souvent dépourvues de services dédiés, le modèle devra forcément être adapté, mais avec le même objectif : la cohésion et la motivation de tous les collaborateurs. 

5 étapes pour instaurer une communication engageante

La communication interne revêt une importance stratégique capitale. En véritable levier de mobilisation, de fidélisation, de productivité et d’attractivité, elle permet de rassembler autour de valeurs et d’objectifs communs. Une communication interne inadaptée et hasardeuse pouvant être très mal reçue par les salariés, il est primordial de l’envisager au même titre qu’une véritable stratégie marketing, déployée via différents canaux et servant plusieurs objectifs définis.
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Fixer un budget

À la manière d’une stratégie marketing, il est impératif d’établir un budget. La mise en place d’un plan de communication interne exige une analyse des actions menées les années précédentes, pour comprendre quelles ont été les mesures les plus efficaces. Les bonnes questions à se poser :

• Quel était le montant de ce budget ?
• Quelles ont été les dépenses ?
• Quelles actions ont été mises en place ? Valent-elles la peine d’être poursuivies ? Si oui, doivent-elles être augmentées ?
• Quels ont été les bénéfices récoltés ?

Naturellement, certains outils nécessaires à la mise en place de la stratégie de communication interne seront à privilégier, en fonction du budget de la campagne. Il est nécessaire à ce stade d’impliquer ses collaborateurs, experts en communication, marketing et/ou ressources humaines, afin d’établir la méthodologie la plus adaptée aux besoins de l’entreprise, capable d’amener des équipes à se surpasser.

Caractériser les attentes de ses collaborateurs

Toute opération doit être menée avec une réelle visée stratégique dans la durée : varier les supports et mettre à jour les informations pour une communication évolutive, stimulante et vivante. Questionner les salariés et recueillir leurs attentes permet d’instaurer les process les plus bénéfiques : quels sont les formats qu’ils préfèrent, leurs habitudes, les campagnes qui remportent les plus grands succès auprès d’eux ? C’est en restant cohérent avec les valeurs de l’entité que les collaborateurs s’engagent naturellement. Un décalage trop important entre la stratégie interne et la communication externe peut déstabiliser voire agacer, et décrédibiliser la démarche.

Déterminer ses objectifs

En véritable outil de management, la communication interne maintient le lien entre la direction et les salariés, pour une dynamique collective efficace. Elle peut répondre à de nombreux objectifs, qui doivent être clairement déterminés et cohérents avec la vision globale et l’image de marque de l’entreprise. Elle peut avoir pour but d’informer et transmettre des informations, de fidéliser, de motiver et rassembler autour des valeurs ou d’un projet, ou de communiquer sur ses résultats, projets ou changements stratégiques. Une véritable réflexion est nécessaire pour véhiculer une image stable, transparente et fiable.

Établir un plan de communication interne

Un diagnostic précis permet de définir les axes de communication, un planning éditorial et une récurrence pour chaque type de contenu et chaque canal de diffusion, afin de maximiser l’impact des informations à transmettre. La régularité est en effet une condition sine qua non pour engager et valoriser ses actions, et maintenir une campagne cohérente sur le long terme auprès de ses destinataires. Anticiper permet de garder le contrôle sur sa communication et sur les thématiques abordées, mais également d’écarter tout risque de dissonance avec la communication externe de l’entreprise. Toutefois, un plan de communication peut être amené à changer ou à évoluer pour de multiples raisons : il est nécessaire de rester flexible et agile, et ce dans toutes les situations.

Mesurer l’efficacité de sa communication

C’est en évaluant constamment les résultats des actions mises en place qu’il est possible de mesurer leur efficacité. La mesure de ces résultats se base notamment sur le fait de recueillir les avis des salariés. Interroger les parties prenantes du projet grâce à des sondages et des questionnaires de satisfaction, permet de quantifier l’impact de sa stratégie, et de l’ajuster si nécessaire. L’efficacité d’un contenu peut être évaluée grâce à des indicateurs pertinents tels que le taux d’ouverture, les partages ou encore le taux d’engagement. Enfin, l’implication des salariés dans la vie de l’entreprise traduit leur bien-être : inspirés, ils souhaitent participer au projet commun, échanger, contribuer et coopérer. Ces facteurs humains entrent entièrement dans l’estimation de la réussite de sa campagne.

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Quels sont les objectifs de la communication interne ?

La communication interne a pour vocation première de transmettre des messages et de véhiculer les valeurs de l’entreprise auprès de ses collaborateurs. Elle permet de répondre à un objectif primordial de transmission de l’information, véritable indicateur et révélateur de la qualité du fonctionnement d’une entreprise.

Informer

Une communication interne réussie passe par une diffusion constante des informations entre toutes les parties prenantes de l’entreprise. Les trois types de communication en entreprise permettent d’appréhender et de désamorcer les conflits, mais aussi de proposer des solutions adéquates. De plus, la confiance ne peut s’instaurer que si la communication est fluide et que l’information émane de l’intérieur. Nouveauté ou changement, les collaborateurs apprécient d’être informés au moment opportun des orientations stratégiques de l’entreprise.

Motiver

Un plan de communication interne a pour effet d’intégrer les employés au projet collectif de l’entreprise, et de valoriser leur expertise. Conscients de leur rôle à jouer, il en résulte une meilleure adhésion au projet, et davantage d’implication. Il s’agit du meilleur indicateur d’une stratégie réussie, qui profite aux résultats de l’entreprise et à l’ambiance globale. Des équipes motivées disposant de solides points d’ancrage, permettent lors de situations de crises, de surmonter les difficultés.

Fédérer

Susciter un fort sentiment d’appartenance chez ses collaborateurs est un levier puissant pour conserver ses talents, et ainsi les mener vers la réussite et l’épanouissement. En capitalisant sur l’image de l’entreprise, ses valeurs, et les objectifs communs, il en résulte l’adhésion des employés. La culture d’entreprise revêt une importance majeure, une écrasante majorité de salariés se déclare disposée à changer d’entreprise si elle avait une meilleure culture d’entreprise que la leur.

Performer

L’alignement des valeurs des collaborateurs et de l’entreprise donne un sens aux actions et implique tous les acteurs de l’écosystème. Les objectifs stratégiques explicités offrent à tous une vision claire sur leur rôle à jouer, qui finira par améliorer la qualité du service rendu. Car en première ligne, ce sont les salariés qui transmettent et incarnent l’image de l’entreprise à l’extérieur.

Comment améliorer sa communication interne

Pour des équipes soudées et un climat favorable au dépassement, la communication interne est un rouage essentiel. Pour qu’une stratégie soit considérée comme réussie, elle demande la prise de mesures qui doivent répondre aux objectifs de :

• communiquer plus efficacement avec tous les collaborateurs ;
• susciter la cohésion ;
• impacter favorablement la productivité.
  
  

Recueillir l’avis des salariés

En tant que projet d’entreprise commun et fédérateur, la stratégie de communication interne doit considérer l’avis de tous les salariés. La collaboration intra-entreprise favorise l’adhésion à l’image de marque, renforce l’esprit d’équipe et permet l’émergence de bonnes pratiques utiles à tous. Elle offre également une homogénéisation de l’image de marque, qui permet in fine d’aligner sa vision et ses messages en dehors de l’entreprise.

Rassembler ses collaborateurs

Le partage des valeurs est fondamental pour le bon fonctionnement de l’entreprise ; une communication interne cohérente et limpide contribue à l’adhésion au projet collectif. Les dirigeants doivent exposer clairement leur vision et justifier leurs choix stratégiques, tandis que les collaborateurs doivent être convaincus et interrogés. Favoriser l’échange se révèle être la meilleure stratégie pour mobiliser ses talents : une communication transversale offre l’opportunité de voir émerger des idées innovantes, mais aussi de mieux répondre à leurs besoins.

Impliquer la hiérarchie

Une collaboration efficace ne peut se faire que si tous les membres d’une entreprise sont mobilisés. Car l’implication n’entend pas seulement l’adhésion des salariés ! Les managers incarnent les volontés de l’entreprise et montrent l’exemple. Ouverts au dialogue, ils doivent rester à l’écoute afin de maintenir le lien dans leur équipe. Une communication ascendante fluide permet au manager de saisir l’information directement depuis ses collaborateurs, afin de mettre en place les mesures adéquates. En donnant l’exemple, le travail des managers est également valorisé aux yeux de leurs équipes.

Choisir les meilleurs outils

De nombreux outils oraux ou écrits peuvent être mis au service d’une communication interne réussie et efficace. Il est judicieux d’en privilégier certains selon le type de communication :

• Descendante : newsletters, réunions physiques ou online, tableau d’affichage, welcome kit ou intranet, afin de délivrer des informations liées à l’entreprise, son actualité, ses projets et ses actions. Ces outils participent à créer ou renforcer le lien des salariés avec l’entreprise, et à véhiculer ses valeurs et ses codes ;
• Ascendante : sondages, enquêtes, entretiens individuels, groupes de discussion, afin de recueillir l’avis des collaborateurs, et d’initier un climat propice à l’échange et à la mise en place de meilleurs process ;
• Transversale : réunions informelles ou groupes de travail, réunions feedback, rituels de départ, échanges sur les réseaux sociaux d’entreprise, afin de partager en temps réel. Ils facilitent la transmission d’informations qui ont un intérêt pour le groupe, dans un véritable espace collaboratif moins formel que l’email.
  
  

L’affichage dynamique en entreprises est un canal de diffusion efficace pour ces trois types de communication. Très flexible, il permet de rester connecté en permanence. Cette technologie innovante intègre tous les collaborateurs de l’entreprise afin qu’ils communiquent via des écrans placés dans divers endroits stratégiques. Des derniers résultats aux consignes de sécurité, l’affichage dynamique permet de diffuser des informations pertinentes en temps réel et au moment le plus opportun, gérées de manière centralisée. Intuitive et performante en termes de ROI, la solution Cenareo participe à l’impact de la communication en simplifiant la gestion de son parc d’écrans, quelle que soit son envergure. Plus qu’un simple logiciel de gestion de contenus, elle offre une expérience unique aux utilisateurs, et répond aux besoins de digitalisation croissants des entreprises.

Suivre les indicateurs d’efficacité

Mesurer l’efficacité de sa communication interne revient à considérer de nombreux indicateurs, qui témoignent d’un fonctionnement optimal. Le turnover des salariés est l’un de ces témoins de la santé d’une entreprise. Une communication libre contribue au bien-être des salariés, à leur engagement et à leur fidélité. Impliquer et motiver ses équipes passe par la valorisation de leurs missions : elle pousse naturellement à participer à la réalisation des objectifs communs, et à s’investir. On favorise ainsi une baisse du turnover dans les effectifs, et une hausse de la productivité. C’est tout naturellement que ce cercle vertueux entraînera une hausse du chiffre d’affaires de l’entreprise. De nombreuses études pointent que des employés engagés participent à l’essor du CA annuel.

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Quelques solutions concrètes pour améliorer sa communication interne

Nous vous proposons ci-dessous quelques solutions pour une optimisation concrète et durable de votre communication interne.

Intranet

L'intranet est un outil essentiel pour faciliter la circulation des informations au sein de l'entreprise. Il permet de stocker et de partager des documents, de publier des actualités, et de favoriser la collaboration entre les différents services.

Sondage interne sur un modèle de communication ascendante

La communication ascendante est une composante importante de la communication interne. Elle permet aux collaborateurs de faire remonter leurs besoins, problèmes et suggestions à la direction. En utilisant des sondages internes, vous pouvez recueillir l'opinion des employés sur différents sujets et adapter votre communication en conséquence.

Outil de collaboration gamifié

La gamification est un moyen efficace d'engager les employés dans la communication interne. En utilisant des outils de collaboration avec des éléments ludiques, tels que des récompenses, des classements ou des défis, vous pouvez stimuler la participation et renforcer la cohésion au sein de l'équipe.

Journal de bord, newsletter interne, réseaux sociaux internes, messagerie instantanée

Utilisez des outils tels que des journaux de bord, des newsletters internes, les réseaux sociaux internes et la messagerie instantanée pour diffuser des informations de manière rapide et efficace. Ces outils permettent également d'encourager l'interaction entre les collaborateurs et de favoriser un sentiment d'appartenance à l'entreprise.

Affichage dynamique lieu de partage et d’échange

L'affichage dynamique est un excellent moyen de créer un lieu de partage et d'échange au sein de l'entreprise. Utilisez des écrans d'affichage pour diffuser des informations importantes, des actualités, des réussites d'équipe et pour célébrer les anniversaires des employés. Cela crée un environnement dynamique et encourageant.

Reconnaissance des employés

La reconnaissance des employés est un élément clé pour renforcer leur motivation et leur engagement. Félicitez les employés pour leurs réussites, que ce soit individuellement ou collectivement. Célébrez les anniversaires de travail et les étapes importantes de leur carrière. Cette reconnaissance contribue à un sentiment d'appartenance et à une meilleure ambiance de travail. En intégrant ces outils et pratiques dans votre stratégie de communication interne, vous pourrez informer efficacement les employés des événements et décisions importantes de l'entreprise, tout en les impliquant dans le processus de prise de décision et en les responsabilisant. Cela favorise la cohésion, la motivation et la performance de vos équipes. En mettant en place une communication interne impactante, vous créerez un environnement propice à l'organisation, à la gestion des crises et au développement

L’affichage dynamique pour une communication interne réussie

En mettant en place une communication interne impactante, vous créerez un environnement propice à l'organisation, à la gestion des crises et au développement. L'un des outils qui peut grandement contribuer à cet objectif est l'affichage dynamique, notamment avec une solution technique telle que celle développée par Cenareo.

Nous développons et commercialisons une solution d'affichage dynamique qui permet de diffuser du contenu sur des écrans situés dans des lieux stratégiques de l'entreprise, tels que les halls d'accueil, les espaces de travail ou les salles de pause. Grâce à cette solution, vous pouvez diffuser en temps réel des informations pertinentes, des actualités, des objectifs, des résultats et des messages clés à l'ensemble de vos collaborateurs.

L'affichage dynamique Cenareo offre plusieurs avantages pour renforcer votre communication interne. Tout d'abord, il permet de diffuser les informations de manière visuelle et attrayante, ce qui attire l'attention des employés et facilite la mémorisation des messages importants. En utilisant des visuels comme des vidéos ou des animations, vous rendrez vos communications plus percutantes et engageantes.

De plus, la solution Cenareo vous permet de personnaliser le contenu en fonction des différents départements, des équipes ou même des sites de votre entreprise. Vous pouvez diffuser des messages spécifiques à chaque groupe, adaptés à leurs besoins et à leurs objectifs. Cela favorise la pertinence et l'efficacité de la communication, en évitant les informations inutiles ou trop génériques.

En utilisant l'affichage dynamique Cenareo, vous créez un lieu de partage et d'échange au sein de l'entreprise. Les écrans deviennent des points de convergence où les collaborateurs peuvent se tenir informés des actualités, des événements à venir, des réussites de leurs collègues, et même des messages de reconnaissance. Tout ceci favorise la transparence, renforce le sentiment d'appartenance et encourage la collaboration entre les équipes.

Par ailleurs, l'affichage dynamique peut également être utilisé pour diffuser des informations en temps réel lors de situations d'urgence ou de crises. Vous pouvez communiquer rapidement des consignes de sécurité, des procédures d'évacuation ou des mises à jour importantes pour assurer la sécurité de vos employés. Cette réactivité dans la communication interne contribue à renforcer la confiance et la préparation de vos équipes face aux imprévus.

En résumé, l'affichage dynamique Cenareo est un outil puissant pour mettre en place une communication interne impactante. Il permet de diffuser des informations visuelles, personnalisées et attrayantes, favorisant ainsi l'engagement des employés. En utilisant cet outil, vous créez un environnement propice à l'échange, à la collaboration et à la gestion efficace des situations d'urgence. Avec une communication interne optimisée, vous renforcez la cohésion, la motivation et la performance de vos équipes, contribuant ainsi au succès global de votre entreprise.

Vous souhaitez transformer votre communication interne de votre entreprise avec l’affichage dynamique ? Impliquez vos collaborateurs grâce à des contenus engageants et pertinents diffusés via vos écrans instantanément. Cenareo offre un accompagnement sur-mesure au service d’une communication efficace et impactante, profitable à tous les collaborateurs.

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