Plan de communication interne : pourquoi et comment le créer ?

Le plan de communication interne guide la stratégie de communication de l’entreprise à destination de ses collaborateurs, en fonction des objectifs qu’elle souhaite atteindre. Il s’agit d’un outil de suivi et de contrôle indispensable aux équipes de communicants afin de piloter facilement les différentes campagnes à l’année. Découvrez les 7 étapes à connaître pour réaliser un plan de communication interne efficace qui maximise les résultats de ses campagnes.{{cta('a9c3190d-785d-48ac-8685-72490cbafbb5','justifycenter')}}

Intérêts et enjeux d'un plan de communication interne

Le plan de communication interne constitue la feuille de route indispensable au pilotage des différentes campagnes de communication relatives à la vie de l’entreprise. Sa création se fait en parallèle d’une réflexion globale au sujet des besoins des collaborateurs et de l’enseigne : elle permet de déterminer les grands axes de développement et les objectifs à poursuivre, mais également de contrôler le déploiement et l’efficacité des actions mises en place. Le plan de communication interne pose un cadre nécessaire à la préparation et à la diffusion de ses campagnes ayant pour but de :

• Faciliter le recrutement et la fidélisation des talents ;
• Améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs ;
• Développer la cohésion d’équipe ;
• Augmenter l’engagement et la motivation des équipes ;
• Fluidifier la communication entre les managers et collaborateurs ;
• Transférer des informations utiles à tous ;
• Enrichir la culture d’entreprise et valoriser la marque employeur ;
• Améliorer la productivité et les résultats de l’entreprise.

Les équipes dispersées représentent aujourd’hui un véritable challenge pour la cohésion d’équipe, ce que peut grandement établir une bonne stratégie de communication interne. En régissant la diffusion des informations et des échanges, elle empêche le manque de transmission ou au contraire le trop-plein d’informations qui affecte la productivité. Un plan de communication interne bien conçu revêt de nombreux bénéfices et joue un rôle actif envers le développement du bien-être en entreprise et de la compétitivité face à la concurrence.

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Comment élaborer un plan de communication interne ?

La réalisation d’un plan de communication interne efficace et performant se construit en une succession d’étapes clés. De l’audit de la situation de départ jusqu’à la définition de la cible et de la ligne éditoriale, en passant par l’analyse des performances, ces différentes phases d’analyse et d'exécution participent au déploiement d’un plan concret et bien structuré, adapté à ses objectifs.

1. Analyse de l’existant

L’élaboration d’un plan de communication interne optimal ne saurait se passer d’un premier audit. Le but consiste ici à réaliser un état des lieux concret de la situation de départ, afin d’évaluer la gestion actuelle de la communication interne. Cette étape d’observation et de réflexion demande de prendre du recul pour comprendre les besoins des collaborateurs et les moyens nécessaires à déployer — matériels, humains et temporels notamment — pour affiner progressivement la stratégie et d’en maximiser ses résultats. En identifiant les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de l’entreprise, les équipes de communicants seront en mesure de détecter les actions susceptibles d’améliorer l’efficacité des démarches de communication interne. Les collaborateurs constituant la cible principale des différentes communications, il s’avère important à cette étape de s’enquérir de leur opinion, de leurs attentes et de leurs besoins au sujet des pratiques à mettre en place, à travers des sondages ou des entretiens.

2. Définition des objectifs et du budget

Un plan de communication interne pertinent s’inscrit dans la poursuite d’objectifs orientés en faveur de la réussite globale de l’entreprise. Qu’il s’agisse de souder les équipes, de connecter tous les collaborateurs, d’augmenter les performances ou de valoriser sa culture d’entreprise et sa marque employeur, toute démarche doit être motivée et guidée par l’atteinte d’objectifs précis, réalistes et cohérents. En plus de concrétiser la stratégie, ils apportent un cap commun, un but collectif qui fédère et motive chacun à participer à leur accomplissement. Cette réflexion autour de la définition d’objectifs constitue également le moment idéal pour établir un budget, afin de se projeter dans le coût que peuvent représenter les actions à mettre en place. Définir ces éléments en parallèle donne la possibilité de visualiser les efforts à déployer et de débloquer les budgets correspondants. Dès le départ, ce travail permet d’adopter une vue d’ensemble efficace et long-termiste pour piloter sa communication interne.

3. Ciblage de l’audience

Pour une communication interne engageante, il est nécessaire d’en étudier précisément la cible afin d’adapter sa façon de s’adresser à elle. En adéquation avec la culture, les valeurs, les objectifs et la vision globale de l’entreprise, des messages efficaces et adaptés à l’audience auront d’autant plus de chance de l’atteindre. Interroger les collaborateurs pour définir clairement leurs besoins, leurs attentes et les supports qu’ils affectionnent est une étape essentielle pour déterminer et employer les moyens qui capteront le mieux leur attention. Ces derniers étant l’objet des actions du plan de communication interne, la mise en place de sondages, d’enquêtes et d’entretiens permettra d’apprendre à les connaître pour trouver la meilleure façon de leur parler en fonction de leur profil. Ainsi, il sera plus facile d’adopter le ton adéquat et de choisir les supports idéaux pour ses campagnes.

4. Élaboration des messages

Quelle que soit la nature, la vocation et la teneur des différents messages à communiquer à ses collaborateurs, il est essentiel qu’ils participent l’accomplissement des objectifs de la stratégie de communication interne. Les axes, déjà établis grâce à la définition des objectifs, vont permettre de dessiner progressivement des thématiques et angles à intégrer au plan de communication interne. Cet exercice va déterminer un ensemble de messages à diffuser au cours de l’année, regroupés au sein d’un planning éditorial. Ce calendrier de pilotage, en plus de fixer les thématiques et sujets à aborder, apporte une vue globale sur les grands projets de l’entreprise et les temps forts de l’année, pour lesquels les équipes communicantes vont devoir mettre en œuvre un certain nombre d’actions pour communiquer en conséquence.

5. Choix des canaux

En fonction de la thématique, de la forme des différents messages et de leur auditoire, il devient à cette étape important d’analyser et d’opter pour les canaux les plus percutants pour les transmettre efficacement. Certains contenus seront plus appropriés à l’oral qu’à l’écrit ou encore plus impactants par voie électronique. Les réunions et événements physiques facilitent et encouragent le dialogue et l’échange d’opinions entre les collaborateurs, alors que certaines annonces seront plus adaptées à une communication via newsletter ou via l’intranet. La vidéo ou l’affichage dynamique sont particulièrement appréciés pour leur capacité d’attraction et de divertissement, tandis que la RSE s’avère idéale pour transmettre des informations et actualités en temps réel.

La solution Cenareo s’inscrit quant à elle dans la digital workplace de l’entreprise, au plus près du quotidien des collaborateurs. Directement intégré à leur espace de travail digital, le logiciel de communication interne donne la possibilité de diffuser une multitude de contenus différents à tous les collaborateurs où qu’ils se trouvent. Sur ordinateurs, tablettes, écrans ou smartphones, l’affichage dynamique en entreprise permet à tous les collaborateurs de recevoir un message impactant et mémorable simultanément et en temps réel. Cette solution de communication interne flexible et intuitive décuple les performances et l’engagement suscité par des campagnes toujours plus contextualisées et efficaces. Plus qu'un logiciel de gestion, la solution Cenareo constitue un canal innovant et ultra performant qui participe au succès de sa stratégie de communication interne.

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6. Création du calendrier de publication

Le planning éditorial est un fichier dédié à la gestion de la publication de ses différents contenus, purement opérationnel et destiné à la mise en pratique du plan de communication interne. Il permet d’acquérir une vue d’ensemble des projets de l’année et propose une vision chronologique des actions à instaurer. Il s’organise par dates pour une gestion efficace de ses campagnes et reprend un certain nombre d’éléments :

• La date et la fréquence de publication de chacune de ses communications ;
• La thématique ou le sujet de chaque publication ;
• Le format retenu et le choix du canal mobilisé ;
• La ou les personne(s) en charge de la création et de la diffusion du contenu.

7. Identification des indicateurs clés de performance

Prendre de la hauteur sur les actions de sa stratégie de communication interne permet d’en mesurer l’efficacité et la pertinence. Il est ainsi possible de détecter les sujets et les supports qui ont été les plus engageants, mais aussi ceux qui n’ont pas rencontré le succès escompté. Cette phase d’analyse des actions de son plan de communication interne révèle les performances de chaque campagne et de chaque outil, qui doivent pouvoir illustrer leur capacité à créer de l’engagement. Leur efficacité s’apprécie grâce à des critères de performance et des leviers d’optimisation à définir, mais également avec des sondages à destination des collaborateurs. Cenareo a par ailleurs réalisé le premier score de mesure des performances dédié à la communication sur écran, basé sur l’évaluation de 4 indicateurs :

• L’attractivité des médias utilisés ;
• La fraîcheur des campagnes créées ;
• La contextualisation des messages ;
• La balance globale de la communication.

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Exemple d’un plan de communication interne

Le plan de communication interne hiérarchise les actions nécessaires à l’accomplissement de sa stratégie de communication interne. Il constitue une base indispensable au déploiement de communications cohérentes, pertinentes, contextualisées et adaptées. Il revêt la forme d’un document organisé par thématiques, un tableur Excel par exemple, dédié au pilotage de ses campagnes sur l’année. Il regroupe de manière synthétique et au même endroit un certain nombre de données telles que :

• Les thématiques des divers sujets à aborder : les événements ou les sujets qui nécessitent de déployer une action de communication ;
• Les objectifs stratégiques : les buts et résultats que souhaite atteindre l’entreprise par les différentes actions de communication ;
• La ou les cible(s) : les personnes concernées, le public visé par l’action de communication ;
• Les modalités de publication : s’agit-il d’un contenu unique, d’un sujet à développer à une certaine fréquence, d’un point hebdomadaire… ;
• Les canaux : les supports mobilisés pour chaque action de communication ;
• Les dates importantes : la date effective de l’événement, quand doit être réalisé le lancement, les étapes clés du projet…;
• Le budget alloué.

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La solution Cenareo est un logiciel de communication interne multicanal intuitif, flexible et facile d’usage qui s’adapte aux objectifs des stratégies de communication interne des entreprises. Elle permet de transmettre les informations les plus pertinentes au moment opportun à ses collaborateurs, et ce sur différents supports. Le logiciel de communication interne s’intègre directement à l’environnement digital de l’entreprise et l’accompagne vers plus de productivité et de motivation, une meilleure cohésion d’équipe, mais aussi une communication plus engageante et adaptée aux attentes des collaborateurs sur site ou en télétravail.