Le visual management : concept et implémentation

Le visual management est un concept de gestion de projet reposant sur la puissance de la perception visuelle. Il a pour principal objectif de rendre un ensemble d’informations plus lisible et plus mémorable auprès des collaborateurs d’une entreprise. Le management visuel présente de nombreux avantages pour la gestion de projet et participe à la collaboration inter équipes.

Qu’est-ce que le visual management ?

Le management visuel constitue un principe appartenant au Lean Management, une méthode de gestion de production allégée inventée par l’entreprise Toyota. Celle-ci se concentre sur un ensemble de techniques de communication, basées sur la transmission visuelle d’informations et de résultats. Son but consiste à faciliter la diffusion de ces informations entre tous les membres d’une même organisation, grâce à une approche visuelle qui simplifie et décuple l’efficacité opérationnelle. Aujourd’hui, les pratiques agiles se sont approprié le concept du visual management. Elles profitent de ses avantages pour faire fructifier une collaboration qui se doit de demeurer étroite, entre des équipes pluridisciplinaires et le client.

Les intérêts du visual management

Le visual management est un outil, un moyen qui centralise les informations relatives à un projet pour les partager aux équipes concernées. Il offre une vue d’ensemble, qui amène à une meilleure compréhension des enjeux et développe ainsi la motivation et l’implication des collaborateurs. Le visual management présente de nombreux avantages :

• Il facilite la communication interne et encourage la remontée de feedbacks ;
• Il améliore la lisibilité de l'information pour décupler sa transmission ;
• Il privilégie un travail basé sur la collaboration, l’interactivité et le partage ;
• Il augmente l’implication des employés et favoriser un management participatif ;
• Il stimule la créativité et invite à la prise de décision ;
• Il facilite la détection des informations importantes, mais aussi les éventuels décalages entre les objectifs fixés et les résultats actuels ;
• Il permet d’évaluer son plan d’action en temps réel pour devenir plus réactif, améliorer les processus et mieux orienter ses décisions ;
• Il offre un cadre de travail ordonné, transparent, dynamique, actualisé et simplifié.

Comment mettre en œuvre le visual management ?

Pour profiter des avantages du visual management, découvrez un plan d’action en plusieurs étapes visant à instaurer des pratiques agiles pour sa gestion de projets.

Former une équipe de travail pluridisciplinaire

Il s’agit de regrouper des métiers distincts au sein d’un même groupe de travail, afin de tirer parti de différentes compétences et visions qui viendront faire progresser le projet. De l’interaction et de la collaboration de ces profils variés, peut en résulter une avancée plus rapide, plus efficace et plus créative. De plus, le visual management se veut être un outil à destination des collaborateurs ; il est donc intéressant de les intégrer au processus.

Déterminer le cadre du visual management

Tracer les contours du projet permet d’établir une méthode de management visuel qui remplir concrètement ses objectifs. Pour cela, il faut hiérarchiser les problématiques que doit venir résoudre le visual management et ainsi être en mesure de répondre à différentes questions :

• Quel est le périmètre du projet ? ;
• Quels sont les éléments à communiquer ? ;
• À qui sont-ils destinés ? ;
• Où doivent-ils être affichés ? ;
• Quel budget doit être alloué ? ;
• Quelles sont les actions à mettre en place ?.

Choisir ses outils

Le visual management peut s’appuyer sur une grande variété d’outils, peut-être même déjà utilisés dans l’organisation. L’idée est de réaliser l’état des lieux de ceux dont l’entreprise dispose et d’étudier la manière d’améliorer leur efficacité. Cela passe tout d’abord par une réflexion autour de leur cohérence en fonction de la cible. Éventuellement, cette étape peut amener à déployer de nouveaux outils qui répondront mieux à ses objectifs.

Concevoir l’apparence et l’affichage

Après avoir effectué la sélection de ses outils, il est possible de déterminer l’aspect visuel à privilégier. Il faut toujours s’efforcer de faciliter la transmission d’informations : le visuel doit les mettre en valeur et standardiser l’affichage des projets dans l’espace de travail. En fonction de sa forme, identifiez ensuite l’emplacement de l’outil.

Veiller à l’efficacité de sa démarche

Tout au long du projet et à son issue, il est nécessaire de s’assurer que les moyens utilisés permettent réellement d’atteindre ses objectifs plus facilement. Le cas échéant, il faut pouvoir opérer les changements et ajustements dans une logique d'amélioration continue, et donc régulièrement interroger ses collaborateurs quant à leur perception de la solution pour évaluer son efficacité.

Quels sont les outils du visual management ?

Les solutions de visual management peuvent revêtir des formes très différentes : elles peuvent reposer sur l'utilisation de tableaux blancs, de paperboard avec des post-its ou même être digitalisées et accessibles via Internet.

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L’affichage dynamique constitue un support idéal pour la diffusion d’informations dans le cadre d’un projet de visual management. Il possède une forte capacité d’attraction, favorise la mémorisation et présente l’avantage d’être toujours contextualisé grâce à la mise à jour en temps réel. Les écrans peuvent être placés dans différents lieux de l’entreprise et remplacent efficacement les tableaux blancs. La solution Cenareo dédiée à l'affichage dynamique en entreprise est un outil ergonomique, intuitif et inclusif. Simple d’utilisation, elle se déploie automatiquement sur tous les outils de la digital workplace et participe à intégrer tous les collaborateurs. Elle permet de diffuser ses informations instantanément sur tout son parc d’écrans, pour une gestion de projet toujours plus fonctionnelle et actualisée.

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Dans le cadre d’un projet de visual management, le tableau de bord du projet doit faire figurer un certain nombre d’informations pertinentes, avec notamment :

• Les informations relevant du déroulé opérationnel : ce volet est destiné à découvrir d’un coup d'œil l’état d’avancement du projet et des tâches assignées à chacun. Il offre une vision d’ensemble et un suivi quotidien efficace pour détecter facilement les points bloquants ;
• Les temps forts : les échéances et jalons temporels, les réunions prévues entre les équipes et avec le client ;
• Les indicateurs de performance ;
• Les feedbacks et observations : sous forme de liste, de nombreuses informations peuvent être compilées pour l'amélioration continue de la gestion des projets à venir.

Pour illustrer ces données, il est possible de recourir à des représentations à l’apparence de :

• Roues chromatiques ;
• Diagrammes, comme la matrice d’Eisenhower, le diagramme P.E.R.T ou celui de Gantt ;
• Carte mentale appelée aussi mind mapping.

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L’important demeure d’implémenter ces outils avec la finalité d’inclure tous les collaborateurs et de simplifier la gestion de projets. Ils se doivent donc d’être des facilitateurs, accessibles à tous et engageants. La solution Cenareo dédiée à l’affichage dynamique permet de mettre en place un visual management efficace, favorisant une meilleure collaboration et plus de cohésion pour décupler la productivité de vos équipes.