Digital workplace : définition, usages et avantages

En réponse aux enjeux des nouveaux modes de travail hybrides, la digital workplace s’impose comme un environnement numérique innovant et plus inclusif. En regroupant l’ensemble des moyens de communication et des outils de travail, elle décuple l’efficacité et l'agilité des équipes. Découvrez en quoi la digital workplace transforme l’expérience collaborateur et favorise la productivité et la collaboration

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Digital workplace : qu’est-ce que c’est ?

La digital workplace désigne un environnement digital interne regroupant un ensemble d’outils et de plateformes accessibles aux employés afin d’effectuer les missions qui leur sont confiées. Cet écosystème unifié se positionne comme une extension du lieu de travail, un espace digital inclusif, égalitaire et affranchi de toutes restrictions physiques. Elle permet aux collaborateurs d’une entreprise de :

• Centraliser le stockage de documents et de fichiers ;
• Partager des informations et des données facilement ;
• Collaborer plus efficacement sur des projets communs ;
• Se sentir plus impliqués ;
• Communiquer rapidement et efficacement.

Pour chacun des collaborateurs, la digital workplace constitue un point de repère ainsi qu’une source de renseignements commune et accessible à tous. Elle est également un dispositif de communication et de collaboration disponible depuis n’importe où via PC, tablette ou smartphone.

Selon vos besoins, votre secteur d’activité et votre approche managériale, votre environnement de travail digitalisé et collaboratif peut intégrer des fonctionnalités variées : 

• Des applications de bureautique (éditeur de texte, tableur, outil de création de présentations, etc.) ; 
• Des outils sociaux et  de communication (réseau social d’entreprise, tchat, messagerie, visioconférence) ;
• Des solutions de gestion de projets ;
• Une plateforme intranet (ressources documentaires, base de connaissances, FAQ, Wiki, guides des process, newsletters, etc.)
• Des espaces de stockage en ligne (cloud) ;
• Une intégration des appareils mobiles ;
• etc.

Les principaux outils de la digital workplace

La digital workplace est un environnement centralisé complet, rassemblant différents outils de productivité et de collaboration. De multiples solutions existent et constituent aujourd’hui le bureau digital de nombreux employés, accessible d’où qu’ils se trouvent :

• Google Workspace : flexible basée à 100 % sur le cloud, cette suite regroupe les outils de productivité et de collaboration édités par Google (Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, etc.). Elle permet aux administrateurs de gérer l’accès des différents appareils et de configurer manuellement les paramètres pour sécuriser ses données ;
• Microsoft 365 : une série d’outils collaboratifs accessible en mode déconnecté. Elle rassemble la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc), et un ensemble de services en ligne tels que OneDrive, Exchange Online, SharePoint Online ou Teams ;
• Microsoft Teams : une application de communication collaborative sécurisée conçue autour de la visioconférence. Elle donne la possibilité de créer des équipes de travail pour collaborer dans des espaces qui regroupent les conversations et les documents d’un même projet, ainsi qu'une messagerie instantanée ;
•  Talkspirit : cette solution 100% française regroupe de nombreuses fonctionnalités comme le partage et la co-édition de documents bureautiques, un tchat, la visioconférence, des sondages et des cheklists.
  
  

L’intérêt de la digital workplace réside en sa capacité à réunir au sein d’une unique plateforme tous les outils nécessaires à la communication et à la collaboration. Le logiciel de communication interne Cenareo propose une interface intuitive. Adapté à tous types d'écrans, il s’intègre naturellement à la digital workplace des entreprises. Pour impacter vos collaborateurs et décupler les performances de vos campagnes, Cenareo permet d’élaborer et de diffuser très facilement des messages de communication interne. Pour gagner en efficience et communiquer avec précision, la solution repose sur la transmission d’informations en temps réel et l’inclusion numérique de tous les collaborateurs.

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La digital workplace au service de la performance

La digital workplace propose l’accès à une plateforme unique, pensée pour répondre aux besoins et attentes des utilisateurs. 

Fédérer, gagner en performance et en agilité

Une telle plateforme revêtent de nombreux avantages pratiques pour la gestion de projets en groupe, la collaboration et le management à distance et transforme même l’expérience collaborateur :

• Elle améliore la communication interne pour offrir un niveau d’information équivalent pour tous, peu importe où les collaborateurs se trouvent ;
• Elle favorise la collaboration et apporte une réponse adaptée aux challenges imposés par les nouveaux modes de travail hybrides, reposant sur la coopération et la transversalité ;
• Elle accélère la productivité et les performances de l’entreprise, en proposant un accès centralisé à des outils intuitifs pour un gain de temps considérable et une efficacité accrue dans ses tâches du quotidien ;
• Elle instaure une culture professionnelle forte, en constituant un marqueur de l'importance que revêt la collaboration pour l'entreprise, et renforce l’attractivité de la marque employeur ;
• Elle offre une expérience utilisateur harmonisée, la facilité d’usage et d’accès améliore l’expérience globale des collaborateurs et décuple l’esprit d’équipe et le partage de connaissances ; 
• Elle facilite le travail à distance, favorise la mobilité et l’accessibilité, abat les barrières physiques de l’espace de travail, et s’inscrit pleinement dans une approche de management hybride.
  
  

Un environnement de travail digital au service de votre communication interne

La digital workplace se situe en première ligne de votre stratégie de communication interne.

• Offrir un environnement de travail dynamique et agile : la digital workplace fluidifie et accélère l'exécution des tâches pour une expérience de travail optimisée. Elle favorise l’engagement et la satisfaction des employés grâce à une expérience pensée pour leurs besoins.
• Donner l’accès à tous les outils et informations : la digital workplace centralise les informations, les organise et les rend accessibles par tous à tout moment. La facilité d’accès décuple la productivité et favorise le partage des connaissances entre tous les collaborateurs de l'entreprise.
• Fluidifier la communication interne et favoriser la collaboration : la digital workplace est un indispensable du télétravail pour connecter les équipes en remote, les managers et les deskless workers. Elle intègre tous les profils et leur permet de communiquer facilement.
  
  

Des enjeux autour de la sécurité et de la protection des données personnelle

Déployer une digital workplace au sein de votre organisation demande des précautions particulières : 

• Votre environnement de travail numérique doit être conforme aux dispositions du RGPD. La collecte et l’utilisation des données doivent respecter des règles strictes pour s’inscrire dans les droits français et européen.
• Une gestion fine des droits d’accès est indispensable pour protéger les données sensibles hébergées sur la digital workplace, chaque utilisateur bénéficiant des accès utiles pour ses missions. Un collaborateur ne doit par exemple pas pouvoir accéder à la totalité du fichier clientèle de l’entreprise, et le télécharger la veille de son départ de l’entreprise.
• Une formation à la sécurité informatique et le recours à un gestionnaire de mots de passe permettent également de prévenir les cyberattaques.

S’appuyer sur les synergies entre affichage dynamique et digital workplace

Grâce à Cenareo, vous pouvez créer et diffuser vos campagnes de communication interne sur votre parc d’écrans, et ainsi transmettre des informations, des consignes ou des valeurs à vos collaborateurs présents dans vos locaux, au siège ou dans une filiale. Inscrivez-vous dans une stratégie de marketing glocal, avec une approche à la fois globale et locale : vous personnalisez les messages en fonction de l’audience de chaque service ou de chaque implantation !

L’affichage dynamique intervient en support de votre digital workplace, pour renforcer l’impact de données essentielles, pour rappeler des consignes ou pour valoriser les meilleures pratiques. La solution Cenareo se connecte facilement aux principales solutions du marché comme Microsoft teams, Google Workspace ou encore Slack : vous choisissez facilement les informations que vous souhaitez diffuser plus largement sur vos écrans.

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La digital workplace est un environnement numérique qui optimise et transforme l’expérience collaborateur. La solution Cenareo repose sur la synergie entre les collaborateurs et les outils digitaux et se déploie naturellement dans l’organisation. Fédérez vos équipes grâce à la transmission de contenus engageants et pertinents via l’affichage dynamique en entreprise. Sur votre parc d'écrans, sur ordinateurs ou sur mobiles à travers la digital workplace utilisée, offrez à vos collaborateurs une expérience unifiée et unique.