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Le remplacement de votre système d'affichage dynamique est un projet de taille. En particulier si vous disposez d'un grand parc d'écrans (on compte alors en centaines). Pourtant, avec le bon partenaire, cette tâche est plus simple que vous ne l'imaginez. Nous vous proposons ici quelques conseils pour une transition fluide et sans interruption.

Comment savoir si vous devez remplacer votre système de gestion de contenu (CMS) d'affichage dynamique

L'affichage dynamique est une technologique qui ne cesse d'innover et d'évoluer. Assurez-vous régulièrement que l'ensemble de votre matériel ainsi que votre logiciel ne soit pas obsolètes, où vous risquerez de passer à côté des dernières tendances du marché. Aussi, demandez-vous si votre solution actuelle répond à vos objectifs et aux attentes de vos clients ? Une solution d'affichage dynamique moderne et à jour doit prendre en charge par exemple l'affichage interactif. Elle doit surtout vous offrir une grande flexibilité et granularité dans la programmation et la contextualisation de vos contenus, pour une communication sur écrans toujours impactantes.

Voici 3 premiers critères qui vont vous aider à évaluer l'état de votre solution actuelle :

Ancienneté : Le cycle de vie standard de la plupart du matériel d'affichage digital est de trois à cinq ans, mais l'obsolescence des players multimédias peut être plus rapide. Si votre player est obsolète ou ne répond plus aux nouvelles normes de votre entreprise, vous devrez en acquérir un nouveau. En effet, même s'il fonctionne toujours, un player vieillissant pourrait ne pas être en mesure de gérer les nouvelles exigences. Le type de contenu que vous développez aujourd'hui sera plus gourmand en mémoire qu'il y a deux ans de cela. À moins que votre player n'ait bénéficié de mises à jour et de correctifs réguliers de la part de votre fournisseur, son utilisation pourrait occasionner lenteur et frustration.

Coûts d'entretien : AXA France a déployé des écrans dans 30 établissements pour la communication interne, afin de tenir ses 13 000 employés informés des cours de la Bourse et de l'actualité de la société. Dans le cadre d'une modernisation, cette dernière a décidé de louer des players multimédias à son nouveau fournisseur de CMS (Cenareo) au lieu de les acheter. Avec un parc vieillissant, la société a décidé de profiter de la modernisation de son parc pour passer sur un autre business model avec son fournisseur de solution. Auparavant propriétaire des players, AXA France a choisi un système d'abonnement All Inclusive avec mise à disposition du player.  La matériel est mis à disposition d'Axa et le fournisseur en est toujours propriétaire : en cas de player défectueux, Axa n'a pas besoin de le racheter, mais un nouveau lui est fourni. C'est une garantie contre les surcoûts imprévus. Un modèle par abonnement élimine le problème des players en panne ou obsolètes et permet une meilleure maîtrise du budget d'une année sur l'autre.

Accessibilité: Même si votre player multimédia fonctionne parfaitement, ses fonctionnalités ne suffisent peut-être plus à votre équipe. Par exemple, il se peut qu'il n'offre pas de capacités de gestion de parcs importants ou que vous ne puissiez pas publier de contenu. Si l'intégrateur avec lequel vous avez travaillé pour votre installation possède le CMS d'affichage dynamique et que vous n'avez pas accès à la plateforme, vous en êtes dépendants. Vous êtes alors cloisonné par un système plus chronophage.

Si votre CMS n'est pas facile d'utilisation, votre équipe consacrera trop de temps à la gestion des contenus. Si votre système ne vous permet pas d'ajouter des contenus régionaux ou locaux, toute la charge de travail repose sur une équipe centralisée, et votre contenu est moins intéressant pour des publics locaux. 

➡️ Une solution d'affichage dynamique simple et intuitive sera plus facilement adoptée par vos utilisateurs. Pour augmenter l'impact de votre communication sur écrans, une gestion des écrans par groupes et par droits d'utilisateurs vous permet d'offrir à votre audience une communication "Glocale" toujours pertinente et à jour.

Comment simplifier l'installation d'une nouvelle solution d'affichage dynamique ?

Le remplacement d'un système d'affichage dynamique peut être plus stressant qu'une nouvelle installation en raison du risque d'interruption. Comme l'explique Loïck Zoccola de chez Axa France :

 « Le remplacement d'un parc d'écrans, avec des campagnes de communication quotidiennes en cours de diffusion, est bien plus compliqué qu'une installation qui démarrerait de zéro ». 

Pour réduire le risque d'interruption de votre activité, optez pour un partenaire qui vous aidera à assurer une transition tout en douceur. Voici trois points à aborder avec les fournisseurs avant de choisir un nouveau partenaire pour remplacer votre parc :

📶 Compatibilité

Assurez-vous que votre nouveau CMS peut gérer tous les types de contenus et de formats que vous utilisez habituellement. Par exemple, .mp4, .m4v, .flv, .swf et .avi pour les fichiers vidéo. Vérifiez qu'il peut se connecter avec toutes les solutions tierces que vous utilisez ou souhaitez utiliser, par exemple votre CRM.

Lorsque le groupe ETAM a remplacé son CMS d'affichage dynamique, le format d'écran a joué un rôle clé. Chacune des boutiques du groupe est équipée d'écrans de différents formats. Cela implique des campagnes de communication et des contenus conçus pour s'adapter à chaque format d'écran, soit 20 configurations en tout. Pour qu'aucun magasin ne subisse d'interruptions, le nouveau système devait pouvoir parvenir à ce résultat dès la première heure d'utilisation.

Renseignez-vous également sur la possibilité d'utiliser des players intégrés aux écrans, c'est-à-dire la technologie System-On-Chip (SOC). Si votre fournisseur de CMS s'associe avec tous les grands fabricants d'écrans, ses players seront compatibles. Plus besoin d'utiliser un player distinct.

💻 Facilité d'utilisation

La formation des utilisateurs est la clé d'une intégration réussie, et l'intuitivité du produit accélère et simplifie la formation. D'autant plus lorsque le projet est complexe. Par exemple, lorsque les utilisateurs travaillent sur de nombreux sites dans différents pays, ou lorsque de nombreuses personnes sont impliquées dans la gestion du contenu.

C'est le cas du groupe ETAM, qui possède des boutiques dans 55 pays. Isabelle Roue, Responsable Marketing Retail ETAM, explique ses priorités :

« La solution proposée par Cenareo répond à la fois à nos besoins d'un déploiement facile et rapide dans de nombreux pays et aux besoins du terrain, c'est-à-dire avoir une solution simple à utiliser pour diffuser du contenu sur l'ensemble des écrans du parc. »

Pour AXA France, le postulat de départ était le même : l'interface devait être utilisable dans toutes les régions sans formation particulière. 

⚙️Support et réactivité

Le niveau de support dont vous avez besoin pendant l'installation dépend de ce que vous remplacez. Si vous vous contentez de remplacer vos players multimédias et votre CMS, l'installation est simple. Selon la taille de votre équipe informatique ou chargée des installations, vous pourrez peut-être le faire vous-même.
Recherchez un fournisseur qui vous apporte un support rapide et continu afin de garantir la résolution rapide de tous les problèmes, et qui propose des mises à jour et correctifs automatiques apportés à vos players pour éviter les interruptions. Avec un support proactif et une maintenance à distance qui vous alerte au moindre disfonctionnement, vous pouvez être surs de réduire vos temps et coûts de maintenance et ainsi d'augmenter la productivité de vos équipes.

Les entreprises et les sociétés disposant d'un grand parc d'écrans font confiance à Cenareo pour leur affichage dynamique, car notre système est facile à utiliser, simple et agile. Que vous installiez 20 players ou mille, l'opération est un véritable jeu d'enfant. Les players sont préconfigurés et, une fois connectés au secteur, ils vous offrent un accès à distance complet aux écrans au bout de 10 minutes. Contactez-nous pour nous parler de votre projet !

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Cenareo propose une solution Saas intuitive, évolutive et parfaitement adaptée aux besoins des professionnels de la communication de tous secteurs d'activité : Points de vente, Communication interne, Hôtellerie et Restauration mais aussi DOOH.