Replacing your digital signage system is a major project. Especially if you have a large number of screens (in the hundreds). But with the right partner, it's easier than you might think. Here are a few tips for a smooth, seamless transition.
How to know if you need to replace your digital signage content management system (CMS)
L'affichage dynamique est une technologique qui ne cesse d'innover et d'évoluer. Assurez-vous régulièrement que l'ensemble de votre matériel ainsi que votre logiciel ne soit pas obsolètes, où vous risquerez de passer à côté des dernières tendances du marché. Aussi, demandez-vous si votre solution actuelle répond à vos objectifs et aux attentes de vos clients ? Une solution d'affichage dynamique moderne et à jour doit prendre en charge par exemple l'affichage interactif. Elle doit surtout vous offrir une grande flexibilité et granularité dans la programmation et la contextualisation de vos contenus, pour une communication sur écrans toujours impactantes.
Voici 3 premiers critères qui vont vous aider à évaluer l'état de votre solution actuelle :
Age : The standard life cycle for most digital signage equipment is three to five years, but multimedia players can become obsolete more quickly. If your player is obsolete or no longer meets your company's new standards, you'll need to buy a new one. Indeed, even if it's still working, an aging player may not be able to handle new requirements. The type of content you develop today will be more memory-intensive than it was two years ago. Unless your player has benefited from regular updates and patches from your supplier, using it could lead to slowness and frustration.
Coûts d'entretien : AXA France a déployé des écrans dans 30 établissements pour la communication interne, afin de tenir ses 13 000 employés informés des cours de la Bourse et de l'actualité de la société. Dans le cadre d'une modernisation, cette dernière a décidé de louer des players multimédias à son nouveau fournisseur de CMS (Cenareo) au lieu de les acheter. Avec un parc vieillissant, la société a décidé de profiter de la modernisation de son parc pour passer sur un autre business model avec son fournisseur de solution. Auparavant propriétaire des players, AXA France a choisi un système d'abonnement All Inclusive avec mise à disposition du player. La matériel est mis à disposition d'Axa et le fournisseur en est toujours propriétaire : en cas de player défectueux, Axa n'a pas besoin de le racheter, mais un nouveau lui est fourni. C'est une garantie contre les surcoûts imprévus. Un modèle par abonnement élimine le problème des players en panne ou obsolètes et permet une meilleure maîtrise du budget d'une année sur l'autre.
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Accessibility: Even if your media player works perfectly, its functionalities may no longer be sufficient for your team. For example, it may not offer large asset management capabilities, or you may not be able to publish content. If the integrator you worked with for your installation owns the digital signage CMS and you don't have access to the platform, you're dependent on it. You're then locked into a more time-consuming system.
If your CMS isn't easy to use, your team will spend too much time managing content. If your system doesn't allow you to add regional or local content, the entire workload falls on a centralized team, and your content is less interesting to local audiences.
➡️ Une solution d'affichage dynamique simple et intuitive sera plus facilement adoptée par vos utilisateurs. Pour augmenter l'impact de votre communication sur écrans, une gestion des écrans par groupes et par droits d'utilisateurs vous permet d'offrir à votre audience une communication "Glocale" toujours pertinente et à jour.
Comment simplifier l'installation d'une nouvelle solution d'affichage dynamique ?
Replacing a digital signage system can be more stressful than a new installation, due to the risk of downtime. As Axa France's Loïck Zoccola explains:
"Replacing a fleet of screens, with daily communication campaigns on the air, is much more complicated than starting from scratch.
To reduce the risk of business interruption, choose a partner who can help you ensure a smooth transition. Here are three points to discuss with suppliers before choosing a new partner to replace your fleet:
📶 Compatibility
Make sure your new CMS can handle all the content types and formats you're used to. For example, .mp4, .m4v, .flv, .swf and .avi for video files. Check that it can connect with any third-party solutions you use or wish to use, such as your CRM.
When the ETAM Group replaced its digital signage CMS, screen format played a key role. Each of the group's stores is equipped with different screen formats. This implies communication campaigns and content designed to adapt to each screen format - 20 configurations in all. To ensure that none of the stores suffered any interruptions, the new system had to be able to achieve this from the very first hour of use.
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Ask about the possibility of using screen-integrated players, i.e. System-On-Chip (SOC) technology. If your SOC supplier partners with all the major screen manufacturers, its players will be compatible. No need to use a separate player.
💻 Ease of use
User training is the key to successful integration, and the product's intuitiveness speeds up and simplifies training. All the more so when the project is complex. For example, when users work at numerous sites in different countries, or when many people are involved in content management.
C'est le cas du groupe ETAM, qui possède des boutiques dans 55 pays. Isabelle Roue, Responsable Marketing Retail ETAM, explique ses priorités :
« La solution proposée par Cenareo répond à la fois à nos besoins d'un déploiement facile et rapide dans de nombreux pays et aux besoins du terrain, c'est-à-dire avoir une solution simple à utiliser pour diffuser du contenu sur l'ensemble des écrans du parc. »
For AXA France, the starting point was the same: the interface had to be usable in all regions without any special training.
⚙️Support et réactivité
Le niveau de support dont vous avez besoin pendant l'installation dépend de ce que vous remplacez. Si vous vous contentez de remplacer vos players multimédias et votre CMS, l'installation est simple. Selon la taille de votre équipe informatique ou chargée des installations, vous pourrez peut-être le faire vous-même.
Recherchez un fournisseur qui vous apporte un support rapide et continu afin de garantir la résolution rapide de tous les problèmes, et qui propose des mises à jour et correctifs automatiques apportés à vos players pour éviter les interruptions. Avec un support proactif et une maintenance à distance qui vous alerte au moindre disfonctionnement, vous pouvez être surs de réduire vos temps et coûts de maintenance et ainsi d'augmenter la productivité de vos équipes.
Businesses and companies with a large number of screens rely on Cenareo for their digital signage, because our system is easy to use, simple and agile. Whether you're installing 20 players or a thousand, operation is child's play. The players are pre-configured and, once connected to the mains, give you full remote access to the screens within 10 minutes. Contact us to discuss your project!
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Cenareo propose une solution Saas intuitive, évolutive et parfaitement adaptée aux besoins des professionnels de la communication de tous secteurs d'activité : Points de vente, Communication interne, Hôtellerie et Restauration mais aussi DOOH.
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